Varnost dokumentov v sistemu varovanja - REISSWOLF D.O.O.
Living. Data.

simply. done.

Varnost dokumentov v sistemu varovanja

 

Arhiviranje dokumentov v okviru upravljanja in varovanja poslovne dokumentacije, dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivov je v bistvu sestavni del celovitega varovanja (korporativne varnosti) organizacije (gospodarske družbe, javnega podjetja, zavoda, državnega organa in drugih), v kateri je varovanje in zaščita osebnih in tajnih podatkov, informacij, elektronskih in drugih komunikacij ter poslovnih skrivnost pomemben del korporativne varnosti. V splošnem arhiviranje dokumentov in ravnanje z arhivirano dokumentacijo pomeni skrbno, profesionalno in kakovostno ravnanje s poslovno dokumentacijo, z dokumentarnim in arhivskim gradivom ter z arhivi, varovanje oziroma hramba dokumentov ter drugih arhivov pa izbira ustreznih prostorov, vzpostavitev zahtevanih pogojev hrambe ter vzpostavitev sistema materialnega varstva, tj. fizičnega in tehničnega varovanja objekta, prostorov, opreme in arhiviranega gradiva. Da je varovanje arhivov zares pomembna kategorija korporativne varnosti, je razvidno iz Priporočil Sveta Evrope o prednostnih dejavnostih za večje sodelovanje na področju upravljanja in varovanja arhivov v Evropi (2005/835/ES z  dne 14.11.2005). Gre za varovanje in preprečevanje poškodb arhivskega gradiva v Evropi, za sprejetje ukrepov za preprečevanje kraje arhivskega gradiva ter za druge ukrepe, ki vnašajo najboljše prakse v sisteme upravljanja in varovanja dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivov. Upoštevajoč pravno podlago in standarde je upravljanje in varovanje arhivov obvezno v vsaki organizaciji, ki se začne z oceno ogroženosti in tveganj, s sprejetjem varnostne politike in vzpostavitvijo celovitega sistema fizičnega, tehničnega, požarnega, proti kriminalnega varovanja in varovanja pred naravnimi nesrečami. V tem okviru gre tudi za vzpostavitev varnostnega managementa arhivov, ki je v praksi upravljanja z arhivi še zelo šibak (Vršec 2008, nekaj o tem tudi Stoks 2005, Kahn 2009, Matthevs 2009, Vidmar 2007).

 

PRAVNA PODLAGA

Hramba dokumentov ter arhiviranje dokumentov in varovanje arhivskega gradiva ima kar solidno pravno podlago. Imamo krovni zakon in vrsto podzakonskih predpisov kot npr.:

 

  • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih.
  • Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva.
  • Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom.
  • Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi.
  • Pravilnik o strokovnih izpitih na področju varstva kulturne dediščine in varstva arhivskega gradiva.
  • Pravilnik o pridobivanju nazivov na področju varstva kulturne dediščine in varstva arhivskega gradiva.
  • Pravilnik o določitvi tarif pri uporabi arhivskega gradiva.

 

Omenjena poravna podlaga se v celoti posveča in je tudi nastala z namenom, da bi urejali področje za arhiviranje dokumentov in arhivskega gradiva, dokumentarnega gradiva ter arhivov in druge subjekte, ki se ukvarjajo z omenjenim gradivom. Vendar je treba opozoriti, da to še zdaleč niso vsi predpisi, ki bi urejali arhiviranje dokumentov ter upravljanje z dokumentacijo in arhivi. Če razmišljamo širše, je potrebno upoštevati tudi področno zakonodajo, med katero bi predvsem izpostavila Zakon o gospodarskih družbah in Zakon o davčnem postopku, ki določata tudi načine in roke hrambe poslovne dokumentacije in kazensko odgovornost v primeru neupoštevanja in kršitev omenjene zakonodaje. Hramba dokumentov tako nikakor ni neurejeno področje.

 

STANDARDI

Pravno podlago podpira bogata paleta standardov, ki zagotavljajo enotno metodologijo in procesni pristop, ki ju zahteva hramba dokumentov, k upravljanju in varovanju klasičnega in sodobnega (elektronskega) urejanja arhivskega gradiva in arhivov na evropskem in nacionalnem nivoju. Med njimi bi posebej izpostavili britanski standard BS 5454 – Hramba dokumentov in razstavljanje arhivskega gradiva, ISO 11799 – Hramba dokumentov ter arhivskega in knjižničnega gradiva in s tem povezane zahteve ter SIST-TP ISO/TR 15489 Informatika in dokumentacija – Upravljanje zapisov. Poleg navedenih so v uporabi številni standardi za elektronske oblike zapisov pri dolgotrajni hrambi podatkov, standardi za prenos in shranjevanje na mikrofilm in standardi za prenos in shranjevanje na CD-R. Z vidika neprekinjenega upravljanja in varovanja dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivov pa je uporaben standard neprekinjenega poslovanja BS 25999.

 

Management korporativne varnosti pa mora poskrbeti, da se v sistem za arhiviranje dokumentov in varovanje arhivskega gradiva in arhivov vgradijo tudi standardi kakovosti po ISO 9001 in varnostni standardi, med katerimi bi posebej izpostavili standard varovanja informacij ISO/IEC 27000.

 

OCENA OGROŽENOSTI, RANLJIVOSTI IN TVEGANJ

Pri vzpostavljanju celovitega upravljanja in varovanja arhivov je potrebno izhajati iz ocene ranljivosti ogroženosti in tveganj. Glavne nevarnosti in grožnje, katerim je izpostavljena hramba dokumentov, so naslednje: naravne nesreče (potres, poplava, plaz, obilne padavine), neustrezni prostori, neustrezni klimatski pogoji, malomaren način ravnanja z gradivom s strani zaposlenih in uporabnikov, tveganja odtujitve, tveganja poškodovanja in uničenja (požar), druge nevarnosti in tveganja.

 

Vsa navedena tveganja je potrebno prepoznati in analizirati ter v načrtu upravljanja in varovanja arhivov opredeliti načine za njihovo obvladovanje.

 

VARNOSTNI MEHANIZMI – NAČRT UPRAVLJANJA IN VAROVANJA ARHIVOV

Hramba dokumentov v obliki poslovne dokumentacije ter arhivskega gradiva se izvaja v ustrezno varovanih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred nepooblaščenimi vstopi in dostopi, tatvino, vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi. Poleg tega morajo odgovorne osebe poskrbeti, da se pri hrambi, urejanju, popisovanju, uporabi, prevozu in razstavljanju gradivo ne poškoduje, uniči ali kako drugače izgubi. Iz tega izhaja, da hramba dokumentov, v okviru tega pa tudi upravljanje in varovanje arhivov – upoštevajoč zakonodajo, standarde in oceno ogroženosti – zajema:

 

  • opredelitev zaščite pred naravnimi in drugimi nesrečami,
  • opredelitev zaščite pred biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi,
  • opis mehansko varovanje,
  • način kontrole pristopa,
  • ukrepe za preprečevanje nepooblaščenega zajema, iznosa in tatvine gradiva,
  • način protivlomno varovanje,
  • način protipožarnega varovanja (sistem aktivne požarne zaščite),
  • ukrepe varovanja zaupnega gradiva (osebnih in tajnih podatkov ter poslovnih skrivnosti),
  • alarmni in odzivni sistem,
  • ukrepe v primeru evakuacije gradiva,
  • ukrepe za varno uničevanje gradiva.

 

 

Načrt varovanja izdela odgovorna oseba za arhive ob strokovni pomoči managementa  korporativne varnosti.

 

OPTIMIZACIJA UPRAVLJANJA Z ARHIVI

Pri vzpostavljanju sistema upravljanja in varovanja arhivov je potrebno upoštevati tudi ekonomski vidik. Dosedanje dobre prakse tako na lokalnem kot tudi globalnem trgu izkazujejo, da je smiselno razmišljati o outsourcingu tega področja, saj so lahko v tem primeru stroški za arhiviranje dokumentov ter upravljanje in varovanje arhivov tudi do 50 % nižji. Pri tem ni zanemarljivo dejstvo, da na ta način podjetje sistemsko uredi register dokumentacije (izdela klasifikacijski načrt) in vzpostavi popolno sledljivost upravljanja in uničevanja dokumentacije.

 

ZAKLJUČNA MISEL

Neustrezna hramba dokumentov ter upravljanje in varovanje informacij lahko po eni strani usodno vpliva na poslovanje organizacij, po drugi strani pa to lahko pomeni za poslovodstvo organizacij ali osebe, ki so odgovorne za upravljanje moralno, odškodninsko ali celo kazensko odgovornost. Tudi zaradi navedenega je področje upravljanja in varovanja poslovne dokumentacije, dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivov vse prevečkrat prezrta, vendar izjemno pomembna sestavina korporativne varnosti in upravljanja organizacij nasploh. V drugem članku bomo ravno iz tega razloga bolj podrobno nakazali možne rešitve za vzpostavitev celovitega sistema za arhiviranje dokumentov ter upravljanje z arhivi tako na operativnem kot tudi strateškem nivoju.