arhiviranje dokumentov - REISSWOLF D.O.O.
Living. Data.

simply. done.

Trendi pri arhiviranju in uničevanju dokumentacije

Arhiviranje dokumentov in splošno upravljanje z dokumentacijo in arhivskim gradivom ni le stvar zakonodaje, standardov in varnostnih zahtev. Velik poudarek je namreč treba posvečati tudi ekonomskemu vidiku upravljanja z dokumentacijo v njenem celotnem življenjskem ciklu. Dejstvo je namreč, da se v večini organizacij temu vprašanju še vedno posveča bistveno premalo pozornosti, zato arhiviranje dokumentov in upravljanje z dokumentacijo in arhivi praviloma ni učinkovito, organizacijam pa posledično povzroča bistveno previsoke stroške. Zakaj je temu tako? Razlogi za to se po mojih izkušnjah kažejo predvsem v nezainteresiranosti lastnikov in poslovodstev za celovito urejanje področja upravljanja z dokumentacijo in arhivi, zaradi njihovega nepoznavanja stroke in možnih rešitev in predvsem tudi zaradi prikritih stroškov, ki jih prinaša upravljanje z dokumentacijo in arhivi. Lastniki in poslovodstva enostavno ne prepoznajo dodane vrednosti, ki jo lahko za organizacijo prinaša urejen sistem upravljanja z dokumentacijo in arhivi. Gre za ustvarjanje dodane vrednosti iz različnih vidikov upravljanja kot npr.: vidik zakonitosti upravljanja z dokumentacijo in arhivi, vidik celovitosti, ki zagotavlja celovito in sistemsko arhiviranje dokumentov in upravljanje z dokumentacijo na vseh nivojih delovanja organizacije, varnostni vidik, ki organizacijam zagotavlja varno arhiviranje dokumentov in upravljanje z dokumentacijo, časovni vidik, ki organizacijam skrajšuje in poenostavlja postopke upravljanja z dokumentacijo ter nenazadnje ekonomski vidik, ki organizacijam zmanjšuje stroške, ki jih prinašata arhiviranje dokumentov in upravljanje z dokumentacijo ter povečuje dobiček na dolgi rok. Kot sem že zapisal, lahko celovito upravljanje z dokumentacijo in arhivskim gradivom v arhivih organizacijam bistveno povečuje učinkovitost delovanja na tem področju in posledično zmanjšuje stroške poslovanja tudi za več kot 50% (konkreten izračun prihrankov lahko naročite na spletni strani (www.reisswolf.si).

 Ko govorim o celovitem upravljanju z dokumentacijo in arhivskim gradivom v arhivih, razmišljam o celovitem procesu upravljanja z dokumentacijo od njenega nastanka, uporabe, arhiviranja ter vse do njenega varnega uničenja. V osnovi razmišljam o treh stebrih upravljanja z dokumentacijo in sicer: tekoče uničevanje dokumentacije in čiščenje arhivov (izločanje arhivskega gradiva za uničenje), tekoče arhiviranje dokumentacije, upravljanje z dokumentacijo in upravljanje z arhivi dokumentacije v fizični obliki ter upravljanje z dokumentacijo v elektronski obliki.

 V podjetju Reisswolf Slovenija uporabnikom zagotavljamo vse tri omenjene stebre upravljanja z dokumentacijo in arhivi in jim na ta način omogočamo doseganje dodanih vrednosti prav na vseh področjih upravljanja z dokumentacijo in arhivi. V podjetju Reisswolf Slovenija se zavedamo sodobnih trendov in potreb uporabnikov, zato smo ciljno naravnani in fleksibilni pri zagotavljanju njihovih še tako specifičnih potreb in zahtev, ki jih narekuje arhiviranje dokumentacije. Dejstvo je namreč, da moderno elektronsko poslovanje narekuje nove pristope k upravljanju z dokumentacijo in arhivi, pa vendar se hkrati tudi zavedamo, da se kljub napovedim še vedno posluje z dokumenti v klasični (fizični) obliki. Celo nasprotno, beleži se namreč porast števila dokumentov v papirni obliki, saj jih je z računalniki lažje kreirati. Po nekaterih napovedih naših franšiznih partnerjev iz celotne Evrope naj bi poraba belega papirja še nekaj let rasla. Povprečni zaposleni še vedno ustvari 20.000 dokumentov v enem letu in za upravljanje z njimi porabi tudi do polovico svojega delovnega časa.

 V podjetju Reisswolf Slovenija se zavedamo, da lahko profesionalno arhiviranje dokumentacije in upravljanje z arhivi ter njihovo varno uničevanje organizacijam prihrani veliko časa in denarja. Pri tem je izjemnega pomena tudi ekološki vidik (1 tona recikliranega papirja reši 7 manjših dreves) takega poslovanja, saj so dokumenti organizirani in takoj dostopni, kar ima za posledico generiranje občutno manjšega števila kopij dokumentov, po drugi strani pa sistem uničevanja dokumentov po standardih Reisswolf zagotavlja reciklažo uničene dokumentacije.

Varno uničevanje dokumentacije in arhivskega gradiva
Pomemben segment upravljanja z dokumentacijo in arhivi je varen proces uničenja nastale dokumentacije in tudi drugih podatkovnih nosilcev. Reisswolf s svojimi rešitvami in tehnologijo omogoča uporabnikom odgovorno in zakonito ravnanje s poslovno dokumentacijo in podatkovnimi nosilci v procesu uničevanja. Zakonodaja vse organizacije zavezuje k varnemu uničenju podatkov na podatkovnih nosilcih, torej tudi na dokumentih v fizični obliki. Reisswolf spremlja in dokumentira vse faze postopka uničevanja in po zaključenem postopku uničenja dokumentacije in drugih podatkovnih nosilcev uporabniku izda potrdilo o varnem uničenju. Ob tem je potrebno poudariti, da tehnologija procesa omogoča, da se skoraj vsi materiali reciklirajo in ponovno uporabijo v življenjskem ciklusu izdelka. Reisswolf zagotavlja rešitve uničevanja dokumentacije in podatkovnih nosilcev z varnostnimi zabojniki, ki so zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom in opremljeni z varnostnimi ključavnicami. Za prevoz dokumentov in podatkovnih nosilcev uporabljamo samo vozila s čvrsto nadgradnjo. Varnostni zabojniki se izpraznijo v zaprtih in po najsodobnejših varnostnih standardih varovanih nadzorovanih prostorih. Vsi podatkovni nosilci so nato razvrščeni glede na vrsto in se uničijo v skladu z evropskimi standardi, za dodatno varnost pa je poskrbljeno s kontrolo pristopa vsega osebja. 

Varno upravljanje in arhiviranje dokumentacije in arhivskega gradiva
Reisswolf s svojo rešitvijo RMS (Records Management Solutions) omogoča dokumentirano arhiviranje dokumentov in upravljanje z dokumentacijo v fizični in elektronski obliki. Ta rešitev zagotavlja storitve upravljanja z dokumentacijo in arhivi z najsodobnejšo tehnologijo, ki omogoča tako arhiviranje dokumentov za daljše obdobje kakor tudi arhiviranje dokumentov in stalen dostop do arhivov, ki so pogosto v uporabi. Poseben poudarek je posvečen varnosti in sledljivosti procesa, kar nam omogoča najsodobnejša in uporabniku prijazna programska oprema za arhiviranje dokumentov in upravljanje z dokumentacijo. V paleti rešitev, ki jih omogoča RMS, lahko najdemo naslednje rešitve:

 

  • Prevzem dokumentacije pri uporabniku in varna dostava v lastne prostore za arhiviranje dokumentov s kombiniranimi in tovornimi vozili ter vozili, prirejenimi za prevoz vrednosti,
  • Celovita obdelava prevzete dokumentacije, označevanje in vnos dokumentacije v bazo podatkov (arhiviranje dokumentov),
  • Sistemsko upravljanje z arhivirano dokumentacijo v najsodobnejših logistično, klimatsko in varnostno urejenih arhivskih prostorih,
  • Dostava arhivirane dokumentacije po naročilu uporabnika na lokacijo uporabnika (storitve na klic),
  • Odbiranje arhivirane dokumentacije za uničenje in varno uničenje le-te po predhodni odobritvi uporabnika,
  • Digitalno upravljanje dokumentacije.

 

Ključno prednost za uporabnike rešitev Reisswolf predstavlja medsebojna in navzkrižna prepletenost posameznih rešitev, ki tako tvorijo homogeno celoto rešitve in zagotavljajo  spremljanje dokumentacije skozi njen celoten življenjski cikel vse od nastanka pa do njenega končnega uničenja oziroma trajnega arhiviranja.

Z Reisswolf rešitvami prihranimo čas in denar
S spletom združevanja različnih rešitev ustvarja Reisswolf Slovenija storitve z visoko dodano vrednostjo, in sicer:

 

  1. Naročnikom zagotovimo varno in sledljivo hrambo, obdelavo in uničenje dokumentacije in drugih podatkovnih nosilcev.
  2. Naročnikom skozi proces priprave (odbira) dokumentacije in ostalih podatkovnih nosilcev  za hrambo izločimo podatkovne nosilce s pretečenim rokom hrambe in s tem zmanjšamo porabo arhivskega prostora.
  3. Naročnikom zagotovimo zakonito hrambo in uničevanje podatkovnih nosilcev.
  4. Naročnikom zagotovimo sledljiv proces hrambe in uničenja podatkovnih nosilcev.
  5. Naročnikom lahko omogočimo upravljanje arhivov z našo programsko opremo tudi na njihovem naslovu.
  6. Naročnikom znižujemo stroške upravljanja s podatkovnimi nosilci.
  7. Uničene podatkovne nosilce skozi procese predelave vračamo v njihovo ponovno (reciklaža).

 

Ob navedenem je potrebno poudariti še eno pomembno dodano vrednost rešitev, ki jih podjetje Reisswolf Slovenija ponuja na področju uničevanja in arhiviranja dokumentacije. Rešitve podjetja Reisswolf Slovenija namreč uporabnikom zagotavljajo tudi skladnost obdelave osebnih podatkov z zahtevami GDPR.

Pomembno je izpostaviti, da primeri dobrih praks iz celotne poslovne skupine Reisswolf potrjujejo domnevo, da se s celovitim pristopom za arhiviranje dokumentov in upravljanje dokumentacije dejansko uporabnikom prihrani veliko stroškov, kar nenazadnje kažejo tudi poslovni rezultati podjetij v skupini, ki v povprečju izkazujejo stalno preko 20% rast prihodkov od prodaje.