Pri prevzemu dokumentacije večjih družb ni težava logistika, kot marsikdo misli. »Najprej mora stranka sploh ugotoviti dejansko stanje in količine dokumentacije. Namreč, v praksi se velikokrat izkaže, da odgovorni ne vedo natančno, koliko dokumentacije dejansko podjetje ima, velikokrat se arhiv nahaja tudi na različnih lokacijah,« povedo v Reisswolfu.

S stranko pri Reisswolfu najprej določijo vsebino popisa dokumentacije, roke hrambe in pristojnosti posameznih uporabnikov za upravljanje z arhivirano dokumentacijo. »Pri tem gre za dovoljenja za vpoglede, naročanje in spreminjanje podatkov ter na koncu storitve, ki jih naročnik potrebuje za dostop do svoje dokumentacije, kot so hitrost dostave glede na posamezna naročila, način in oblika dostave,« razložijo strokovnjaki za arhiviranje.

Pri izredno velikih arhivih je torej ključna ustrezna predpriprava, s katero se določijo vse podrobnosti prevzema dokumentacije, popisa dokumentacije in priprave dokumentacije za prvi vnos v arhiv. »V zadnjih treh mesecih smo sklenili pogodbe z nekaj novimi strankami iz dejavnosti farmacije, trgovine, logistike in energetike. Največji prevzem dokumentacije je obsegal okoli 24.000 registratorjev, kar predstavlja skoraj 5.000 naših arhivskih škatel oz. 2,5 kilometra arhivskih polic. Vse je potekalo brez težav,« kot zanimivost dodajajo pri Reisswolfu, kjer imajo zelo velike kapacitete za skladiščenje, zato količinskih omejitev za njihove stranke praktično ni.