Dokumentacijo, ki jo podjetje ustvari ali pridobi pri svojem poslovanju, je Zaradi sledljivosti treba hraniti določeno obdobje. A kako dolgo? Zakonodaja ne določa rokov hrambe za vse listine enako. Že tukaj se nekoliko zaplete, saj arhiviranje in čas hranjenja dokumentacije urejajo štirje različni zakoni. To so Zakon o gospodarskih družbah, Zakon o davčnem postopku, Zakon o računovodstvu in Zakon o davku na dodano vrednost, ob tem pa še razni pravilniki in standardi.

Poglejmo, kaj glede minimalnih rokov hrambe določa Računovodski zakon:

• 2 leti se hranijo prodajni in kontrolni bloki, pomožni obračuni in podobne listine,
• 3 leta je treba hraniti knjigovodske listine plačilnega prometa,
• 5 let se hranijo knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, z zakonom predpisane listine in pomožne knjige,
• 10 let je obezno hraniti glavno knjigo in dnevnik,
• trajno se hranijo letni računovodski izkazi, končni obračuni plač zaposlenih, izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač.

V podjetju Reisswolf vam z veseljem svetujemo, kako najbolje urediti arhiv dokumentacije, tako z vidika preglednosti kot tudi določitve zakonitih rokov hrambe. Namreč, če ste davčni zavezanec in ne hranite knjigovodskih listin in poslovnih knjig v skladu z  zakonom, lahko plačate od 800 pa tudi do 10.000 evrov globe.