ARHIV NA DOSEGU ROKE
Living. Data.

ARHIV NA DOSEGU ROKE

Veliko podjetij pride do točke, kjer tisti dve omari na hodniku nista več dovolj, da bi lahko vanju zložili vso arhivsko dokumentacijo, poleg tega se vse večkrat zgodi, da mora biti izdan račun izpred dveh mesecev na takoj pri roki.

Obrtnik, ki prodaja okna in vrata, bo najverjetneje račune fizično izdajal in tudi hranil natisnjene v fasciklu. Določene certifikate in potrdila, ki jih uporablja večkrat in jih rabi imeti pri roki pa bo morda hranil v digitalni obliki. »Spletne trgovine denimo, ki so v vse večjem porastu, vse račune pošiljajo v e-obliki in jih sploh ne tiskajo več. Zanje je seveda pomembna enostavna in stalna dostopnost do računov ter varno elektronsko arhiviranje,« povejo v podjetju Reisswolf, kjer so specializirani tako za fizično kot tudi digitalno arhiviranje. »Digitalni arhiv je tako smiselno imeti v podjetjih, ki že ob nastanku dokument izdelajo izključno v elektronski obliki in v podjetjih, kjer mora biti zaradi procesa dela dokumentacija stalno dostopna. Povsod drugje je iz različnih vidikov smiselno uporabljati kombinirano obliko dokumentacije, en del v elektronski in drug del v fizični obliki,« pojasnjujejo.

Do arhiva kjerkoli in kadarkoli

Uporabnikom, ki potrebujejo dostop do arhiviranih dokumentov kadarkoli in od kjerkoli, Reisswolfova aplikacija f.i.t. omogoča enostavno in hitro upravljanje digitalnih dokumentov. "Aplikacija f.i.t."je še posebej primerna za majhna in srednje velika podjetja z manj kompleksnimi poslovnimi procesi, ki po eni strani zahtevajo najvišji nivo varnosti in revizijske sledi upravljanja, po drugi strani pa enostaven in takojšen dostop do digitalnih dokumentov. Uporabnika v treh urah naučimo vse potrebno za osnovno uporabo aplikacije f.i.t., tako da lahko takoj po zaključenem osnovnem usposabljanju z uporabniškim imenom in geslom že prične z uporabo aplikacije in upravljanjem digitalnih dokumentov,« razlagajo v Reisswolfu. Fizična dokumentacija je manj zahtevna z vidika zagotavljanja varnosti upravljanja in obdelave ter je fizično dostopna s časovnim zamikom, ki pa je ob uporabi Reisswolfove aplikacije za upravljanje s fizičnim arhivom dokumentacije RWAM minimalen in uporabnikom ne predstavlja praktično nikakršnega problema.

Nekateri dokumenti zahtevajo trajno hrambo

Kako dolgo je treba hraniti posamezno dokumentacijo, določa dokaj kompleksna zakonodaja. »Recimo po Zakonu o računovodstvu je treba poslovne knjige, davčne obračune, kupoprodajne pogodbe za nepremičnine in podobno hraniti deset let, plačilne liste zaposlenih in letna poročila pa trajno. Tudi knjigovodske listine, povezane z obračunavanjem davka na dodano vrednost, recimo prejeti in izdani računi, se morajo hraniti desetletje,« še pojasnjujejo v Reisswolfu.

Veliko pozornosti namenjeno varnosti

Digitalno arhivirana dokumentacija je seveda bolj izpostavljena varnostnim tveganjem kot fizični arhiv. »Zato varovanje digitalnega arhiva pri nas temelji na vzpostavljeni celoviti varnostni strategiji v skladu z mednarodnim standardom varnosti informacij ISO 27001. Redno ocenjujemo tveganja in izvajamo kontrole za ohranitev varnosti in zaupnosti.  S kombinacijo organizacijskih, kadrovskih in tehničnih ukrepov zagotavljamo najvišji nivo varnosti podatkov in informacij pred razkritjem, nepooblaščenim dostopom in uničenjem,« pojasnjujejo v Reisswolfu. Podoben pristop uporabljajo tudi pri varovanju fizičnega arhiva in s tem zagotavljajo dolgoročno varno hrambo.