Splošno mnenje je, da podjetja stare arhive zmečejo v koš takrat, ko jih po zakonu več niso zavezana hraniti. V praksi pa se tega lotijo takrat, ko preprosto novih dokumentov nimajo več  kam dati. »Po naših izkušnjah se veliko podjetij loti čiščenja dokumentacije dokaj kampanjsko - ko se jim pojavi stiska s prostorom, načrtujejo selitev, prenovo prostorov ali pa gre podjetje v prodajo,« pojasnjujejo v Reisswolfu, kjer hkrati ugotavljajo, da so gospodarske družbe bolj pozorne glede uničevanja dokumentacije: »Vse več je varnostnih zabojnikov za tekoče zbiranje in uničevanje dnevno ustvarjene dokumentacije, saj se odločevalci v podjetjih vedno bolj zavedajo, kako pomembno je varno uničevanje  listin.«

Ko se v podjetju odločijo, da bodo pospravili omare, zaposleni porabijo precej časa, da razvrstijo dokumentacijo na tisto, ki jo lahko uničijo in tisto ki je ne smejo, saj praviloma ne poznajo zakonskih določil glede hrambe dokumentov, veliko časa gre tudi za razgradnjo registratorjev in podobno. Takšna je tudi zgodba javnega zavoda iz Postojne: »Do sestanka z nami so namreč dokumentacijo na uničenje pripravljali tako, da so dokumente izločili iz registratorjev, plastičnih vložnih map in z dokumentov odstranili kovinske in druge sponke. Za to so najeli nekaj študentov, ki so pripravo gradiva za uničenje izvajali nekaj dni. Strošek je bil precejšen. Ko sem jim predstavil, da z nami prevzem dokumentacije, ki so jo prej sami pripravljali toliko časa, traja zgolj uro ali dve, so bili precej presenečeni. Namreč, pri nas je treba dokumentacijo za uničenje le vreči v varnostne zabojnike, ki jih dostavimo naročniku. Ostalo uredimo mi,« poudarja Miran Vršec, direktor podjetja Reisswolf.

Reisswolfovi zaposleni nato zbrano dokumentacijo v varnostnih zabojnikih odpeljejo na uničenje v skladu s standarom ÖNORM S-2109, ki določa način razreza dokumentacije in vseh ostalih nosilcev podatkov. Naročniku izdajo tudi certifikat, da so listine uničili v skladu z vsemi varnostnimi zahtevami.

5 razlogov, zakaj je dobro uničenje dokumentacije zaupati profesionalcem:

• Zaupno gradivo uničite v skladu z zakonom, saj uničenje zdravstvenih kartotek, plačilnih listin in drugih osebnih podatkov ureja tudi Zakon o varstvu osebnih podatkov.
• Preprečite pogosto kriminalno dejanje kraje identitete, do katere kriminalci pridejo z iskanjem pomembnih osebnih informacij v odpadnih zabojnikih.
• Ohranite zaupnost podatkov, kot so zapiski sestankov ali podrobnosti o zaposlenih. Prav tako s tem preprečite industrijsko vohunjene, saj bi se vaši podatki o razvoju novega produkta lahko znašli v napačnih rokah.
• Stranke vam bodo bolj zaupale, če vedo, da so njihovi podatki varno hranjeni in tudi varno uničeni,  ko jih ne potrebujete več.
• Poskrbite za ohranjanje okolja z reciklažo uničene dokumentacije, saj vse več podjetih strmi k trajnostnemu razvoju.