Ko pomislite na digitalizacijo ne mislite samo na to, kako boste svoje procese digitalizirali, ampak kaj boste z digitalizacijo dosegli. Ko si boste znali odgovoriti na to vprašanje, se digitalizacije lotite celovito in s pravim partnerjem, ki vam bo znal rešiti problem. V času digitalizacije v Sloveniji dostikrat to pomeni, da ta izvajalec ne ponuja le ene rešitve, ampak tudi alternativne oziroma hibridne. Zakaj?

Začeli ste z digitalizacijo? 

Odlično! Morda to pomeni, da skenirate vhodne račune in jih pošiljate v e-obliki v svoje računovodstvo, morda jih že prejemate v digitalni obliki pdf in jih le posredujete v e-obliki. Morda ste že korak naprej in jih preko strežniškega partnerja dobite že v xml obliki, ki se v vaši e-banki že avtomatsko kreira, včasih tudi že izvede plačilo…. Kako priročno, kakšen prihranek pri času. To so tista pričakovanja, ki jih od digitalizacije želimo doseči.

Vse večkrat pa je realnost ne tako zelo »optimizirana«, saj s procesom digitalizacije ne dosežemo prav veliko. Kdaj se to zgodi? Podjetje se je odločilo celostno digitalizirati vse procese, ne da bi predhodno preverili pri vseh oddelkih, kakšne potrebe pri procesih imajo in kaj potrebujejo. Najpogostejši primer je ta, da fizična dokumentacija jemlje preveč prostora in jo je najlažje skenirati, fizične dokumente pa uničiti. Torej, digitalizirali smo dokumente, proces je trajal »neskončno dolgo«, pričakovanja o prihranku pri prostoru so bila izpolnjena. Vendar analiza pokaže, da je bil stroškovno gledano, ta proces izjemno velik finančni zalogaj in kar naenkrat nismo več prepričani v prave odločitve. Skeniranih dokumentov praktično sploh več ne potrebujemo pri delu,  saj jih hranimo le zaradi zakonske obveze. Je bil torej ta strošek upravičen, ali obstaja bolj smiselna rešitev? V naši praksi se prevečkrat izkaže, da v tem delu stranka potrebuje le fizično dislocirati svojo dokumentacijo ter enostavno in hitro dostopati do nje, kadar jo potrebuje, zato je v takih primerih najbolj učinkovita rešitev, tako stroškovno kot procesno, da dokumente ohranite v fizični obliki na ločeni lokaciji. Tega vam podjetja, ki se ukvarjajo izključno z digitalnimi rešitvami ne bodo ponudili, saj nimajo teh rešitev. Zato je pomembno, da pri svojih težavah ali izzivih iščete izvajalce, ki izvajajo več različnih rešitev, da lahko na koncu najdete tisto, ki jo potrebujete.

Morda vas bo zanimal članek Pričnimo z uničenjem stare dokumentacije  ali 5 korakov z varno upravljanje z dokumentacijo.

Za vsa vprašanja in dileme, vam z veseljem pomagamo.