Z velikim veseljem vas obveščamo, da smo v letu 2021 uspeli v proces zbiranja in uničevanja dokumentacije in ostalih nosilcev podatkov uspešno implementirati nekaj pomembnih nadgradenj in organizacijskih sprememb, ki po eni strani omogočajo prehod v digitalizacijo procesa upravljanja z varnostnimi zabojniki po drugi strani pa zagotavljajo celovito optimizacijo procesa upravljanja na vseh njegovih nivojih.

V nadaljevanju podajamo nekaj osnovnih informacij o omenjenih nadgradnjah in posodobitvah.

1.           E.l.sy elektronske varnostne ključavnice

S koncem 2020 smo ukinili uporabo varnostnih zabojnikov RW70 in RW240 z nameščenimi cilindričnimi varnostnimi ključavnicami ter s 1.1.2021 tako v celoti v proces rednega zbiranja dokumentacije in ostalih nosilcev podatkov, uvedli varnostne zabojnike RW70 e.l.sy in RW240 e.l.sy z nameščenimi elektronskimi varnostnimi ključavnicami, ki zagotavljajo personalizacijo upravljanja in s tem najvišji nivo varnosti in sledljivosti (revizijska sled) upravljanja z varnostnimi zabojniki. Omenjeni varnostni zabojniki so namenjeni stalni namestitvi v pisarniških in drugih prostorih in omogočajo varno zbiranje dnevno nastale dokumentacije in sledljivo upravljanje z odpiranjem varnostnega zabojnika.

Za potrebe čiščenja arhivov oziroma enkratna naročila odvozov dokumentacije in drugih nosilcev podatkov ostajajo v uporabi varnostni zabojniki RW350 z nameščeno cilindrično varnostno ključavnico. V vse omenjene varnostne zabojnike se lahko tudi v bodoče odlaga registratorje s kompletno vsebino (dokumenti, vložne PVC mape, sponke ipd.), saj ločevanje dokumentacije iz registratorjev, zaradi celovitega Reisswolf procesa uničevanja dokumentacije, ni potrebno.

2.           Sledljivost upravljanja varnostnih zabojnikov

Z razvojem lastne programske aplikacije smo vzpostavili sistem sledljivosti logistike varnostnih zabojnikov. S tem smo vzpostavili sledljiv logistični proces menjav varnostnih zabojnikov v različnih fazah procesa ne glede na to ali so varnostni zabojniki stalno nameščeni pri strankah ali pa gre za naročila zamenjav varnostnih zabojnikov. Z določitvijo ID varnostnega zabojnika in definicijo ključnih lokacij, smo vzpostavili sledljivost namestitve konkretnega varnostnega zabojnika na konkretni lokacij. Na ta način smo digitalizirali proces in vzpostavili revizijsko sled upravljanja posameznega varnostnega zabojnika.

Omenjena nadgradnje procesa je za podjetje Reisswolf predstavljala velik strokovni in finančni izziv, saj namensko zbiramo sredstva, ki so namenjena vlaganju v razvoj in stalne izboljšave postopkov in procesov.

3.           Optimizacija procesa rednih menjav varnostnih zabojnikov

Prav tako smo s stalnim povečevanjem naročnikov Reisswolf storitev zbiranja in uničevanja dokumentacije in drugih nosilcev podatkov bili primorani iskati rešitve, ki uporabnikom Reisswolf rešitev zagotavljajo v naprej znane termine menjav varnostnih zabojnikov. V ta namen smo vzpostavili sistem rednih menjav varnostnih zabojnikov na 4, 8 ali 12 tednov.

4.           Pogled v prihodnost in nove nadgradnje

V prihajajočih letih nas čakajo novi izzivi s katerimi bomo dokončali prehod iz analognega v digitalno upravljanje procesa zbiranja in uničevanja dokumentacije in ostalih nosilcev podatkov, s tem pa bomo zagotovili brezpapirno poslovanje in avtomatizirano obveščanje uporabnikov storitev Reisswolf o terminih zamenjav varnostnih zabojnikov in drugih planiranih izvedbah naročil.