Že dlje časa razmišljate kako smiselno in uporabno bi bilo vso vhodno pošto enostavno dobiti v e-obliki in kako bi vam to, tudi v času krize Covid-19, ko poteka veliko dela od doma, še bolj koristilo in pomagalo pri vašem vsakdanjem delu?
Namen digitalizacije vhodne pošte
S preusmeritvijo vhodne pošte na podjetje Reisswolf in prevzemom digitalizacije vhodne pošte si prihranite veliko časa, saj vam ni več treba dnevno izdelovati popisov vhodne pošte, jo odpirati, razpenjati in sortirati, jo ustrezno obdelati, da je primerna za digitalizacijo in na koncu poskrbeti za njeno varno arhiviranje ali uničenje. S trem vzpostavitve organizacijsko in ekonomsko bistveno bolj učinkovit sistem obdelave vhodne pošte. V primeru, da omenjene aktivnosti zaupate podjetju Reisswolf lahko ukinete vaše vložišče in zaposlene, ki so bili do sedaj pri vas zadolženi za obdelavo vhodne pošte, usmerite v izvajanje bolj produktivnih nalog, saj jih v tem primeru ne potrebujete več.
S predajo digitalizacije vhodne pošte podjetju Reisswolf pridobite naslednje koristi:
√ vaše poslovanje postane organizacijsko in ekonomsko bolj učinkovito,
√ proces upravljanja z vhodno pošto postane bistveno bolj odziven in pregleden,
√ vzpostavi se sledljiv proces upravljanja z vhodno pošto,
√ tudi v času krize COVID-19 in nasploh vaši zaposleni nemoteno dostopajo do vhodne pošte od doma ali katerekoli druge lokacije.
Z digitalizacijo vhodne pošte imate namreč vso pošto na enem mestu, do nje lahko dostopate kjerkoli in kadarkoli, težav z založeno ali iskanjem izgubljene pošte pa preprosto nimate več.
Komu je storitev digitalizacije vhodne pošte namenjena?
Storitev digitalizacije vhodne pošte je namenjena tako enoosebnim družbam ali manjšim podjetjem (s.p., obrtnikom, podjetjem z nekaj zaposlenimi ipd.), ki želijo prejemati klasično pošto v digitalni obliki, kot tudi srednjim in velikim podjetjem in javnopravnim organizacijam, ki želijo prihraniti čas, si urediti vso vhodno pošto na enem mestu in dostopati do nje kjerkoli in kadarkoli s pomočjo računalnika, tablice ali pametnega telefona.
Kako storitev digitalizacije vhodne pošte deluje?
S preusmeritvijo vhodne pošte na podjetje Reisswolf prenesete skrb za prevzem, odpiranje, sortiranje, razvrščanje in digitalizacijo vhodne pošte na podjetje Reisswolf, ki vam po zaključeni celoviti obdelavi in digitalizaciji vhodne pošte le-to na dogovorjeni način in v dogovorjeni kvaliteti posreduje na dogovorjeni naslov. Za prenos digitalizirane vhodne pošte se uporabljajo varne povezave in varni načini prenosa podatkov do končnega uporabnika. Za zahtevnejše uporabnike, ki želijo visoko natančnost in hitrost iskanja dokumentov v elektronski obliki in še dodatno zmanjševanje operativnih stroškov upravljanja z dokumentacijo v elektronski obliki, pa uporabljamo OCR programsko opremo, ki prevede slike besedila, kot so digitalizirani dokumenti, v dejanske znake besedila. Z OCR programsko opremo omogočamo hitrejše prepoznavanje besedila in enostavno iskanje dokumentov v elektronski obliki po ključnih besedah.
Kako je z varnostjo storitve digitalizacije vhodne pošte?
Večina vhodne pošte vsebuje osebne podatke ali poslovne skrivnosti, ki zaradi svoje pomembnosti za posameznika, pošiljatelja ali prejemnika zahtevajo določen nivo varnosti v celotnem procesu upravljanja, to je od njihove obdelave in distribucije, pa vse do njihove hrambe ali uničenja. V dinamičnem in varnostno vse bolj izpostavljenem poslovnem okolju se največkrat srečujejo vse trije zgoraj omenjeni deležniki, torej posameznik, pošiljatelj in prevzemnik s tem pa prihaja do velikega prenosa podatkov na različnih nivojih, v različnih procesih in v različnih okoljih s tem pa vse bolj v ospredje prihajajo vprašanja povezana z varnostjo obdelave teh podatkov. Zato ima v takem dinamičnem okolju varnost podatkov še toliko večji pomen.
V podjetju Reisswolf smo ravno s tem namenom razvili celovito rešitev, ki upravljavcem in obdelovalcem osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti omogoča varno in sledljivo upravljanje podatkov v njihovem celotnem življenjskem ciklu, torej od njegovega nastanka oziroma prejema, preko upravljanja in hrambe pa vse do njegovega uničenja. Z našimi rešitvami in našimi znanji vam lahko vzpostavimo varen in sledljiv proces upravljanja podatkov in s tem zagotovimo skladnost upravljanja podatkov z veljavno zakonodajo, standardi in dobrimi praksami s tega področja, ne glede na vrsto in obliko podatka s katerim se upravlja.
Kaj se zgodi z originalnimi dokumenti vhodne pošte?
Originalne dokumente vhodne pošte vam enkrat mesečno ali po dogovoru dostavimo na vaš naslov osebno ali z uporabo varne dostave, po dogovoru pa jih lahko po izvedeni digitalizaciji varno fizično uničimo ali varno fizično hranimo v naših arhivskih prostorih.
Kako stopiti v stik z nami?
Izpolnite kontaktni obrazec na naši spletni strani www.reisswolf.si in posredovali vam bomo vse potrebne informacije in rešitve v zvezi z vašim povpraševanjem.
Vaša vprašanja lahko posredujete na elektronski naslov ali pokličete na telefonsko številko 041 717 809.