Elektronsko arhiviranje
Living. Data.

Elektronsko arhiviranje

Tako zakon o davku na dodano vrednost kot zakon o davčnem postopku dovoljujeta elektronsko arhiviranje dokumentacije, vendar morajo biti za to izpolnjeni določeni pogoji. Davčni zavezanec mora zagotoviti, da bo davčnemu organu kadarkoli do poteka absolutnega zastaralnega roka za zastaranje pravice do odmere davka zagotovil dostop do tako shranjenih podatkov brez povzročanja neupravičenih dodatnih stroškov, določeni pa so še štirje dodatni pogoji.

Za elektronsko arhiviranje podatkov lahko podjetje poskrbi samo, lahko pa sklene pogodbo z za to usposobljenim podjetjem ter se tako znebi gore papirja, istočasno pa si omogoči hitrejši dostop oziroma lažje iskanje in pregledovanja arhiviranih listin in podatkov. Od vas in vaših potreb je odvisno ali želite imeti klasično digitalno hrambo za lažji dostop ali elektronsko arhiviranje s potrjenimi notranji pravili s strani Arhiva Republike Slovenije, ki zagotovi pravno veljavnost elektronsko hranjenih dokumentov. Slednji postopek je dalji ni od vas potrebuje več aktivnosti in formalnih ureditev, ki so povezani tudi z višjimi stroški, saj Arhiv RS preveri skladnost pravil z zakonodajo in enotnimi tehnološkimi zahtevami. Če Arhiv ugotovi skladnost, ta pravila potrdi, s tem pa je zagotovljena pravna veljavnost arhiviranih podatkov že na podlagi zakona. Področje je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA).

Obenem naj spomnimo še na Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), Ur.l. RS št. 40/2006, ki v 14. členu predpisuje delodajalcem, da dokumente s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listine trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.