Izzivi upravljanja s fizično dokumentacijo kot so računovodska dokumentacija, personalne mape zaposlenih in ostala dokumentacija, so v podjetjih še vedno prisotni in še nekaj časa bodo, saj prehod med fizičnim in digitalnim terja dober premislek za pravo odločitev od kdaj naprej in katero vrsto dokumentacije voditi fizično in katero digitalno. Na koncu pa je potreba ista: najti in dostopati do dokumentacije, ko jo potrebujemo.

• Kdaj ste nazadnje iskali tovrstno dokumentacijo in kako hitro ste jo našli?

• Je bil porabljen čas iskanja dokumentacije optimalen ali zamuden, ker nimate ustrezne klasifikacije?

• Veste kaj vam zakonodaja narekuje v delih odgovornosti upravljanja z dokumentacijo od faze nastanka dokumenta do shranjevanja in nenazadnje tudi uničenja?

• Ste v dilemi, če vse delate prav in ste skladni z uredbo GDPR?

• Ste z oceno učinka dovolj opredelili posledice ob morebitni izgubi ali odtekanju informacij?

Če še vedno sami upravljate z dokumentacijo, ste si vsaj enkrat odgovorili negativno.

Za razliko od tistih, ki se že poslužujejo zunanjih strokovnjakov na področju upraljanja z dokumenti in sodelujejo z nami teh težav nimajo oz. so to naši izzivi. Zato je bila v sklopu prehoda na nov program včeraj še zadnja delavnica na temo upravljanja z dokumentacijo z našo novo programsko plaformo RWAM. 

Na včerajšnji delavnici smo našim naročnikom predstavili naše novo programsko orodje RWAM za upravljanje s fizičnim arhivom, ki uporabnikom omogoča:

• Pregled in organizacijo celotnega popisa fizične dokumentacije z dostopom prek varnega spletnega portala.

• Možnost naročila fizične dokumentacije.

• Dostop kadarkoli in kjerkoli.

• Možnost pregleda razpoložljivosti dokumentacije in povsem prilagodljiv sistem dodeljevanja pravic dostopa posameznim uporabnikom.

O čem smo govorili na delavnici?

1. DEL: Predstavitev programa RWAM-a s prednostmi:

·        skladnost z GDPR,

·        forenzična sled,

·        prilagodljivost posamezniku,

·        večja učinkovitost

·        visok nivo varnosti

2. DEL: Praktični del:

·        Prikaz postopka naročila dokumentacije v arhivu v fizični ali e-obliki.

·        Prikaz postopka za prevzem dokumentacije.

·        Prikaz postopka naročila za uničenje dokumentacije.

·        Kreiranje, spreminjanje pravic dostopa.

·        Popisovanje tekoče arhivske dokumentacije.

 Če vas zanima več, se obrnite na našo ekipo specaialistov, ki so vam vedno na voljo za vsa vaša vprašanja tukaj.