Potem ne spreglejte nekaj koristnih nasvetov na kaj vse bodite pozorni oz. na kaj ne pozabite pomisliti, ko bo prišel čas.
IZ MAJHNEGA ZRASTE V VELIKO
Najpogostejša oblika strukture podjetij se je v Sloveniji navadno začela z majhno obliko organiziranosti, to je z nekaj zaposlenimi. Sčasoma je to podjetje, pa naj bo to podružnica korporacije ali družinsko podjetje, postalo vse uspešnejše, obseg dela se je povečeval, s tem sorazmerno je rastlo tudi število zaposlenih. Rast podjetja se je začela. Pričela se je optimizacija obstoječih osnovnih sredstev z delitvijo delovnih miz, telefonov, vse več različnih internih in zunanjih sestankov, posledično je to privedlo do vse več dokumentacije. Skrb za podatke postane ključno za celostno upravljanje: interno z zaposlenimi in oddelki ter navzven z naročniki…
Z RASTJO SE SPREMENIJO (NE LE POVEČAJO) TUDI POTREBE
Ko podjetje doseže točko, ko je prostor zaviral nadaljnjo rast tako v dinamiki kot kulturi podjetja, ki sta poglavitna dejavnika končne produktivnosti, se pojavi potreba po večji delovni površini. Zato odločitev o selitvi na novo lokacijo hitro pade. Ker pa je s selitvijo na novo lokacijo povezanih še več do takrat neznanih dejavnikov, je potrebno predvsem racionalno razmišljati o naslednjih korakih in kakšne dodatne potrebe se bodo v procesu selitve in po končni re-lokaciji ustvarile.
POZNATE PRAVA VPRAŠANJA, DA DOBITE PRAVE ODGOVORE?
Pri sprejemanju tako pomembnih odločitev, se je najprej smiselno posvetovati in vključiti v pogovore z vsemi bližnjimi poznanstvi, ki so se v preteklosti znašli v podobni situaciji, saj je načrtovanje ključno in lahko prihranimo ogromno časa za pridobivanje pravih informacij.
NI VSE LE V NOVI LOKACIJI
Predvsem potrebe so tiste zaradi katerih ste pričeli iskanje in naj bodo te vodilo tudi na novi lokaciji. Boste nadaljevali z najemom ali šli tokrat v nakup ali obratno? Ne gre le za geografsko lego in površino lokacije, ampak tudi okoliščine. Ali omogoča nova lokacija v nadaljevanju po morebitni naslednji širitvi tudi širjenje, ali so sosedske dejavnosti kompatibilne z vašo, koliko konkurence se že nahaja tam? Ali vam odgovori na ta vprašanja lahko v prihodnosti pomagajo pri vaši rasti ali zavirati le-to. Tudi s tem povezani predpisi in omejitve vam gredo lahko na roko, v kolikor boste dovolj informirani.
KO ODLOČITEV PADE
Ko so stvari o novi lokaciji in selitvi dorečene, se začne planiranje fizične selitve na novo lokacijo, nova oprema da ali ne. Prav tako je posledica večletne zgodovine podjetja tudi fizična dokumentacija. Koliko dokumentacije sploh imamo, koliko dokumentacije še potrebujemo, kakšni so roki hrambe za posamezno vrsto dokumentacije? Imamo dovolj časa in sredstev, da to storimo sami ali obstaja dejavnost, ki se s tem profesionalno ukvarja. Tako kot se poslužujete selitvenih servisov za potrebe fizičnih premikov premičnin iz točke A na točko B, se na podoben način lahko poslužite »dokumentnega servisa«. To je podjetje, katerega primarna dejavnost je upravljanje z dokumenti od fizičnega prevzema, popisa dokumentacije, digitalizacije, fizičnega arhiviranja ter varnega uničenja dokumentacije. Kaj vse je potrebno preveriti, ko se lotimo selitve dokumentacije na zunanjega izvajalca pa si lahko preberete v članku Trendi pri arhiviranju in uničevanju dokumentacije.
Imate po prebranem več vprašanje ali so le-ta iz druge pespektive. Za vsa vprašanja na temo prenosa v zunanje upravljanje dokumentov, za vas na voljo naš tim strokovnjakov, zato ne oklevajte in nas pokličite na 041 717 809, pišite ajda.skrokov@reisswolf.si ali nam pošljite vaše povpraševanje po spletnem obrazcu in se dogovorite za brezplačno svetovanje.