Rešitve pri upravljanju z dokumentacijo in arhivom - BNI Ilirija predstavitevHramba in arhiviranje dokumentov - REISSWOLF - REISSWOLF D.O.O.
Living. Data.

simply. done.

Rešitve pri upravljanju z dokumentacijo in arhivom - BNI Ilirija predstavitev

Reševanje problemov in zdravljenje bolečin je naša osnovna dejavnost. V  predstavitvi BNI Ilirija, smo želeli predvsem ponazoriti s kakšnimi načini lahko strankam rešimo probleme, ki jih imajo s področja papirnate poslovne dokumentacije in kdo smo ljudje, ki upravljamo vse procese in postopke, da odpravimo vzroke za težave in probleme, ki jih imajo podjetja pri upravljanju s poslovno dokumentacijo.

Najpogostejši problemi v storitvenih in proizvodnih podjetjih so predvsem soočanje s prostorsko stisko in posledična selitev poslovnih prostorov, katerih razlogi so obseg arhivske dokumentacije ali širitev dejavnosti. Posledično zaradi tega ni ne potrebe ne želje nove prostore  »opremiti« z dokumentacijo, ki je zaposleni ne uporabljajo več pri delu, saj so del zaključenih procesov (računovodska dokumentacija, kadrovska dokumentacija, projektna dokumentacija in ostala poslovna dokumentacije). S tovrstnimi dokumenti podjetja ne ustvarjajo več dodane vrednosti, zakonsko pa so jo še vedno dolžna hraniti daljše obdobje. V nekaterih primerih se izkaže potreba ali želja po digitalnih dokumentih in upravljanju le-teh. Naslednji problem je nezmožnost obvladovanja lastnega arhiva zaradi obsega, vzrok za to je nesistematična ureditev dokumentnega sistema in posledica, da posameznih dokumentov ne najdejo ali pa za iskanje porabijo veliko oz. preveč časa. S tem je povezana tudi označba in popis dokumentacije (klasifikacijski načrt), saj se pojavi problem pri identificiranju tako pri iskanju posameznih dokumentov kot pri izločanju  dokumentacije za varno uničenje. Ko se posledično nakopiči toliko dejavnikov, ki vplivajo na fizično hrambo dokumentacije v podjetju, je rezultat ta, da nihče ne želi prevzeti odgovornosti nad arhivom podjetja in je le-ta prepuščen sam sebi oziroma vsem zaposlenim. Ljudje se čedalje bolj zavedajo tudi odgovornosti do podatkov, ki jih vsebuje njihova dokumentacija. Pri tem seveda pomaga ali jih sili (kakor vzamete) tudi zakonodaja s svojimi ukrepi, saj morajo biti arhivski prostori primerno opremljeni in vzdrževani. To pomeni, da je potrebno zagotoviti uravnavanje temperature in vlage prostorov, kjer se nahaja dokumentacija kot protivlomne, protipožarne ter protipoplavne ukrepe. Tudi kontrola dostopa in sledljivost upravljanja s poslovno dokumentacijo je velika težava v večini podjetij. O tem smo se pri nas veliko razpisali tudi v e-priročniku o Uredbi GDPR in kakšne spremembe prinaša pri upravljanju dokumentacije.

Ker smo v Reisswolfu specializirani za področja bančništva, zavarovalništva, zdravstva, trgovine, zaposlovanja, kemijske in farmacevtske industrije, gradbeništva, energetike in okolja, proizvodnje in tehnologije, avtomobilske industrije ter navsezadnje tudi javne zavode kot so vrtci, šole, fakultete idr., lahko na pravi način svetujemo in pomagamo ugotoviti najoptimalnejši način za upravljanje s poslovno dokumentacijo, ki je ekonomičen, odgovoren in varen.

Pri naši dejavnosti sta pomembna dejavnika pri odločanju za sodelovanje zaupanje in profesionalnost. Ker zaupamo v svoje rešitve, nam zaupajo svojo poslovno dokumentacijo tudi stranke. Zaupanje pridobimo na podlagi profesionalnosti, tega pa gradimo z izkušnjami, znanjem in nenehnim usposabljanjem tako osebnostnim kot strokovnim. K vsaki stranki pristopamo individualno. Ko govorimo o dokumentaciji, nič pri nas ni serijsko. Ker smo delo ljudje, je za nas pomembna medsebojna povezanost, da lahko na koncu upravičimo slogan simply.done. pri izvajanju storitev arhiviranja dokumentacije, varnega uničevanja dokumentacije in digitalizacije. Vsak dan se veselimo novih izzivov in projektov s katerimi omogočamo svojim naročnikom, da se ukvarjajo s svojo primarno dejavnostjo, za dokumentacijo pa poskrbimo mi.