Odločitev o zunanjemu izvajalcu za arhiv je lahko težka, ker je potrebno pretehtati veliko dejavnikov. Nekateri od teh dejavnikov so:
- Stroški: Storitve zunanjega izvajalca za arhiv lahko predstavljajo visoke stroške, ki si jih podjetja morda ne morejo privoščiti.
- Varnost: Podjetja se lahko bojijo, da bodo izgubili nadzor nad svojimi dokumenti, ki jih predajo zunanjemu izvajalcu za arhiv ter da le-ti ne bodo več varni.
- Dostopnost: Podjetja se lahko bojijo, da bodo izgubili dostop do svojih dokumentov, ki jih predajo zunanjemu izvajalcu za arhiv.
- Preglednost: Podjetja se lahko bojijo, da ne bodo več mogli enostavno pregledati svojih dokumentov, ki jih predajo zunanjemu izvajalcu za arhiv.
- Zasebnost: Podjetja se lahko bojijo, da bo zunanji izvajalec za arhiv imel dostop do zaupnih dokumentov in da bo to vplivalo na njihovo zasebnost.
- Skladnost: Podjetja se lahko bojijo, da ne bodo več izpolnjevali zakonskih zahtev glede hrambe in arhiviranja dokumentov, če jih predajo zunanjemu izvajalcu za arhiv.
- Nepreverjenost: Podjetja se lahko bojijo, da bo zunanji izvajalec za arhiv neustrezen za njihove potrebe, ker ga niso preverili preden so se odločili zanj.
- Spremenljive potrebe: Podjetja se lahko bojijo, da bo zunanji izvajalec za arhiv nezmožen prilagajanja spremenljivim potrebam podjetja.
Upravljanje z dokumentacijo pomeni proces, ki vključuje vse faze cikla življenja dokumenta, od njegovega nastanka do njegovega arhiviranja ali uničenja. Glavni cilj upravljanja z dokumentacijo je zagotavljanje varnosti, dostopnosti in integritete dokumentov, zato je toliko bolj pomembno, da pred odločitvijo dobro pretehtamo prednosti in slabosti.
Prednosti zunanjega izvajalca za hrambo fizičnih dokumentov so:
- Strokovnost: Zunanji izvajalci so specializirani za hrambo in upravljanje fizičnih dokumentov, zato lahko zagotavljajo visoko raven strokovnosti in varnosti.
- Varnost: Zunanji izvajalci imajo ustrezne varnostne ukrepe za zaščito dokumentov, kot so elektronske ključavnice, CCTV kamere, itd.
- Prostorska zmožnost: Zunanji izvajalci imajo večjo prostorsko zmožnost za hrambo dokumentov, zato lahko podjetja shranijo več dokumentov.
- Dostopnost: Zunanji izvajalci lahko zagotavljajo dostopnost dokumentov tistim, ki jim so potrebni, preko elektronskega dostopa, posredovanja dokumenta po mailu, itd.
- Enostavnost kopiranja: Zunanji izvajalci lahko omogočajo enostavno kopiranje dokumentov, ki jih potrebujejo za svoje poslovanje.
- Arhiviranje: Zunanji izvajalci lahko omogočajo arhiviranje dokumentov, ki jih podjetja ne potrebujejo več, tako da se ti dokumenti ne kopičijo v podjetju.
- Preglednost: Zunanji izvajalci lahko omogočajo enostaven pregled dokumentov, ki jih hranijo, zato lahko podjetja hitro in enostavno najdejo potreben dokument.
- Učinkovitost: Zunanji izvajalci lahko zagotavljajo povečano učinkovitost v upravljanju fizičnih dokumentov, saj lahko podjetja zmanjšajo stroške za vzdrževanje notranjih sistemov za hrambo dokumentov in se osredotočijo na svoje glavne dejavnosti.
- Večja zakonska skladnost: Zunanji izvajalci lahko pomagajo podjetjem izpolnjevati zakonske zahteve glede hrambe in arhiviranja dokumentov, saj so seznanjeni z zakonodajo in standardi v zvezi s tem.
- Brezskrbnost: Zunanji izvajalci lahko zagotavljajo brezskrbno hrambo dokumentov, saj se podjetja ne morajo skrbeti za varnost in upravljanje dokumentov, ker to počnejo zunanji izvajalci.
- Kontinuiteta: Zunanji izvajalci lahko zagotavljajo kontinuiteto v hrambi dokumentov, saj so odporni na spremembe v podjetju, kot so odhodi zaposlenih, preselitve, itd.
- Ni potrebe po vzdrževanju: Zunanji izvajalci lahko zagotavljajo, da se dokumenti hranijo v ustreznih pogojih in da se za njih skrbi, tako da podjetja ne potrebujejo skrbeti za vzdrževanje omar za dokumente.
- Prilagodljivost: Zunanji izvajalci lahko zagotavljajo zmogljivost v hrambi dokumentov, saj lahko podjetja prilagodijo količino dokumentov, ki jih hranijo, glede na svoje potrebe.
- Večja zasebnost: Zunanji izvajalci lahko zagotavljajo povečano zasebnost dokumentov, saj imajo ustrezne varnostne ukrepe in sisteme za zaščito podatkov.
V končni fazi, je pomembno, da podjetje in organizacije zagotovi, da so podatki varni, zaščiteni in dostopni, ne glede na to, ali se arhivirajo v ognjevarnih omara ali predajo zunanjim izvajalcem.
Vas zanima kako varno digitalizirati, shraniti in uničiti vaše podatke in dokumente? Kliknite tukaj , pokličite 041 717 809 ali pišite na naslov info@reisswolf.si.
>>> Morda bi vas zanimala ostala vsebina naših novic: Tukaj