Kadrovska dokumentacija je med najbolj občutljivimi poslovnimi informacijami v vsakem podjetju. Pogodbe o zaposlitvi, aneksi, potrdila, izobraževanja, zdravniški pregledi, disciplinski postopki in druga dokumentacija morajo biti varno shranjeni, hitro dostopni in skladni z zakonodajo.
V praksi pa številna podjetja še vedno upravljajo kadrovske mape v papirni obliki, kar pomeni počasno iskanje dokumentov, večje tveganje za izgubo podatkov ter oteženo delo kadrovskih služb.
V REISSWOLF podjetjem pomagamo pri varnem prehodu iz fizičnih personalnih map v popolnoma digitalno okolje.
Elektronsko arhiviranje kadrovskih dokumentov brez skrbi
Naša storitev elektronskega arhiviranja kadrovskih dokumentov zajema celoten proces digitalizacije:
- varen prevzem personalnih map na vaši lokaciji,
- transport v varovanih transportni enotah,
- profesionalno skeniranje dokumentacije,
- indeksiranje in razvrščanje dokumentov,
- uvoz v sistem za upravljanje dokumentov (DMS) ali v ePersonalno mapo,
- možnost dolgoročne fizične hrambe ali certificiranega uničenja papirnih izvirnikov (kadar zakonodaja to dopušča).
Celoten proces je sledljiv, izvaja se v skladu z najvišjimi varnostnimi standardi in zahtevami za varovanje osebnih podatkov.
Elektronski kadrovski dosje - vse informacije na enem mestu
Po digitalizaciji vsak zaposleni dobi svoj elektronski kadrovski dosje, kjer so vsi dokumenti urejeni po logičnih kategorijah.
Namesto iskanja po registratorjih lahko kadrovnik v nekaj sekundah dostopa do:
- pogodbe o zaposlitvi,
- aneksov,
- odločb,
- potrdil o izobraževanjih,
- zdravniških pregledov,
- dopustov,
- opozoril,
- drugih kadrovskih dokumentov.
Sistem omogoča napredno iskanje, revizijsko sled vseh dostopov, določanje uporabniških pravic ter varno deljenje dokumentov z vodji ali zaposlenimi.
Digitalni katalog zaposlenih za hitrejše delo kadrovske službe
Pomemben del rešitve predstavlja tudi digitalni katalog zaposlenih, ki omogoča pregleden seznam vseh zaposlenih in njihovih elektronskih kadrovskih dosjejev.
Kadrovska služba lahko hitro poišče posameznika, preveri stanje dokumentacije ali dostopa do potrebnih informacij brez pregledovanja fizičnih arhivov.
Takšen način dela bistveno skrajša administrativne postopke ter zmanjša možnost napak pri upravljanju dokumentacije.
ePersonalna mapa – sodoben pristop k upravljanju kadrovske dokumentacije
Rešitev ePersonalna mapa združuje vse prednosti digitalnega poslovanja:
- elektronsko arhiviranje kadrovskih dokumentov,
- elektronski kadrovski dosje za vsakega zaposlenega,
- digitalni katalog zaposlenih,
- napredno iskanje po dokumentih,
- upravljanje rokov hrambe,
- revizijske sledi vseh aktivnosti,
- varno deljenje dokumentacije,
- dostop od kjerkoli ob ustreznih uporabniških pravicah.
Rešitev je primerna tako za manjša podjetja kot tudi za organizacije z več sto zaposlenimi.
Od papirnih registratorjev do popolnoma digitalne kadrovske evidence
Veliko podjetij se za digitalizacijo odloči postopoma. Najprej digitalizirajo obstoječe personalne mape, nato pa v sistem dodajajo vso novo dokumentacijo že v elektronski obliki.
Na ta način nastane sodoben elektronski arhiv kadrovske dokumentacije, ki zmanjšuje administrativno delo, izboljšuje varnost podatkov in omogoča hitrejše kadrovske procese.
Če so fizični izvirniki še vedno potrebni, jih lahko REISSWOLF varno hrani v certificiranem arhivu. Ko zakonodaja to omogoča ali dokumenti dosežejo konec obdobja hrambe, poskrbimo tudi za njihovo varno in certificirano uničenje.
Želite digitalizirati svoje personalne mape?
Če razmišljate o prehodu na elektronsko arhiviranje kadrovskih dokumentov, vzpostavitvi elektronskega kadrovskega dosjeja ali uvedbi digitalnega kataloga zaposlenih, vam bomo z veseljem pripravili rešitev, prilagojeno vašim procesom.
Skupaj bomo poskrbeli, da bo vaša kadrovska dokumentacija varna, pregledna, skladna z zakonodajo in vedno na voljo takrat, ko jo potrebujete. Zanima me več