Varno uničevanje dokumentacije
Upravljajte svoj fizični arhiv z popolno sledljivostjo s sistemom RWAM
RWAM (REISSWOLF archive. manager.) je spletni sistem za upravljanje fizičnega arhiva, ki omogoča popoln pregled nad naročili, dostavami, dostopi in premiki arhivskega gradiva. V sistemu lahko spremljate celoten življenjski cikel arhivskih škatel, registratorjev in posameznih dokumentov ter imate vse ključne informacije zbrane na enem mestu.
Sistem zagotavlja centralizirano upravljanje vseh aktivnosti v fizičnem arhivu od zahtevkov uporabnikov in evidenc dostav do zgodovine premikov ter podrobnih poročil.
Zakaj izbrati RWAM za upravljanje fizičnega arhiva?
RWAM omogoča enostavno naročanje arhivskih škatel, registratorjev in posameznih dokumentov, shranjenih v fizičnem arhivu, spremljanje dostave ter popolno sledljivost vseh premikov arhivskega gradiva. Za razliko od sistemov za upravljanje digitalnih dokumentov je RWAM zasnovan posebej za učinkovito upravljanje fizičnega arhiva.
Hibridno arhiviranje za sodobno poslovanje
Ko dokumentacijo prevzamemo v fizično hrambo, to še ne pomeni, da izgubite hiter dostop do nje. Preko portala RWAM lahko na enem mestu oddajate vsa naročila, povezana z vašim arhivom od naročila digitalizacije posameznih dokumentov ali registratorjev, naročila dostave fizičnega gradiva, vračila dokumentacije v arhiv pa vse do naročil za varno uničenje dokumentov po poteku rokov hrambe. Tako združujete prednosti varne fizične hrambe z udobjem digitalnega upravljanja. Večina opravil poteka elektronsko, varno in s popolno sledljivostjo, zato fizični obisk arhiva praviloma ni več potreben.
(copy 3)
Prednosti za vas
Popolna sledljivost arhivskega gradiva
Vsak premik arhivskih škatel, registratorjev in dokumentov je zabeležen, kar zagotavlja popoln pregled nad celotnim življenjskim ciklom dokumentacije.Hiter dostop do dokumentacije
Preko varnega spletnega portala lahko enostavno naročite arhivske škatle, registratorje ali posamezne dokumente ter spremljate status naročila v realnem času. Najhitrejša naročila lahko opravi v roku parih ur.Napredno iskanje dokumentov
Zmogljiv iskalnik omogoča hitro iskanje dokumentov po različnih kriterijih, kar bistveno skrajša čas iskanja in poveča produktivnost. Po naročilu lahko dokument dobite poskeniran in naložen na RWAM na vpogled.
(copy 4)
Varnost in nadzor dostopa
Napredne uporabniške pravice, dvofaktorska avtentikacija (2FA) in revizijska sled zagotavljajo varno upravljanje ter popoln nadzor nad dostopi.Upravljanje rokov hrambe
Sistem spremlja roke hrambe dokumentacije, opozarja na potek rokov in po potrebi omogoča pripravo gradiva za varno uničenje.Optimizirani procesi in prihranek časa
Digitalizirani postopki naročanja, avtomatizirani delovni procesi in centralizirano upravljanje arhiva zmanjšujejo administrativno delo ter povečujejo učinkovitost poslovanja.
Prilagodljiv vašim poslovnim procesom
RWAM se prilagodi načinu upravljanja arhiva v vašem podjetju. Sistem omogoča prilagoditev metapodatkov, arhivskih struktur in klasifikacije dokumentacije glede na vaše interne procese ter zakonodajne zahteve. Tako lahko učinkovito upravljate arhivske škatle, registratorje in posamezne dokumente ne glede na kompleksnost vašega arhiva.
- Prilagodljivi metapodatki glede na potrebe organizacije.
- Razvrščanje po arhivskih škatlah, registratorjih in dokumentih.
- Upravljanje rokov hrambe in načrtovanje varnega uničenja dokumentacije.
Zanesljiv, varen in pripravljen na rast
RWAM temelji na zanesljivi infrastrukturi, ki zagotavlja varno, neprekinjeno in hitro upravljanje fizičnega arhiva. Sistem raste skupaj z vašim podjetjem, zato ostaja pregleden in učinkovit tudi pri večjih količinah arhivskega gradiva.
- Sprotno posodabljanje podatkov v realnem času.
- Enostavna prilagoditev rastočim količinam arhivskega gradiva.
- Črtna koda omogoča natančno sledljivost in upravljanje arhivskih enot.
Kaj je RWAM?
RWAM (REISSWOLF archive. manager.) je spletno orodje za upravljanje fizičnega arhiva, ki omogoča popolno sledljivost arhivskega gradiva. Preko enotnega portala lahko enostavno naročate, spremljate in upravljate arhivske škatle, registratorje ter dokumente, pri tem pa imate vedno vpogled v njihovo lokacijo, zgodovino premikov in status.
Ali je za uporabo sistema RWAM potrebna namestitev dodatne programske opreme?
Ne. RWAM je spletna aplikacija, do katere dostopate preko internetnega brskalnika. Naročniki lahko varno naročajo, spremljajo in upravljajo arhivsko gradivo brez nameščanja dodatne programske opreme.
Ali je mogoče RWAM prilagoditi potrebam podjetja?
Da. RWAM omogoča prilagoditev sistema glede na organizacijsko strukturo in poslovne procese vašega podjetja. Nastavite lahko metapodatke, kot so oddelki, arhivske škatle, registratorji, vrste dokumentov, roki hrambe in vrste zahtevkov, s čimer sistem popolnoma prilagodite svojim potrebam.
Kako deluje RWAM?
RWAM omogoča enostavno naročanje in upravljanje fizičnega arhivskega gradiva preko spletnega brskalnika. Vsi premiki arhivskih škatel, registratorjev in dokumentov se samodejno beležijo, kar zagotavlja popolno sledljivost, pregled nad statusom zahtevkov ter učinkovito upravljanje celotnega arhivskega procesa.
Kakšen je uporabniški vmesnik sistema RWAM?
RWAM je zasnovan za hitro in enostavno uporabo. S pomočjo naprednih filtrov, kot so datum, oddelek, arhivska škatla, registrator ali vrsta dokumenta, lahko želeno arhivsko gradivo poiščete v le nekaj trenutkih ter tako bistveno skrajšate čas iskanja.
Ali je mogoče RWAM povezati z drugimi poslovnimi sistemi?
Da. RWAM omogoča integracijo z drugimi poslovnimi in informacijskimi sistemi. Obseg integracije se prilagodi potrebam organizacije ter zagotavlja učinkovito izmenjavo podatkov, upravljanje dostopov in nemoteno vključitev v obstoječe poslovne procese.
