Digitalno arhiviranje
Skenirajte dokumentacijo z REISSWOLF: varno, dostopno in stroškovno učinkovito
Z digitalizacijo dokumentov povečate dostopnost, varnost in učinkovitost poslovanja. Skeniranje dokumentacije omogoča hitro iskanje, zmanjšuje potrebo po fizičnem arhiviranju in zagotavlja popolno sledljivost dokumentov.
Skeniranje dokumentacije že za ceno kosila na registrator ali ceno ene žvečilke iz avtomata leta 1990 na stran
Stroškovno učinkovita digitalizacija se prične že pri 18 € na registrator ali 0,04 € na posamezno skenirano stran*. Kontaktirajte nas za individualno ponudbo!
Celovita storitev skeniranja – od prevzema do digitalne obdelave
Poskrbimo za prevzem, transport in pripravo dokumentov za skeniranje. Dokumente obdelamo s pomočjo profesionalnih skenerjev, ki omogočajo visoko ločljivost in kakovostno digitalizacijo. Izvedemo optično prepoznavanje besedila (OCR), kar omogoča hitro iskanje po vsebini dokumentov. Po želji lahko dokumente indeksiramo, označimo in organiziramo, da jih boste lažje uporabljali v digitalni obliki.
Dostopnost dokumentov v digitalni obliki
Digitalizirane dokumente lahko prejmete v PDF, TIFF ali drugih formatih po dogovoru. Dokumente varno prenesemo na vaš strežnik, e-arhiv ali oblačno storitev. Možnost integracije s sistemom za upravljanje dokumentov (DMS), kar omogoča hitro iskanje in urejanje dokumentacije.
Popolna varnost in skladnost z zakonodajo
Dokumenti so med skeniranjem obravnavani zaupno, pri čemer se uporablja sledljivost dostopa in nadzorovani postopki ravnanja. Po digitalizaciji lahko po dogovoru poskrbimo za uničenje fizičnih dokumentov skladno z zakonodajo.
*Cena brez DDV. Vse ostale stroške najdete v personalizirani ponudbi. Cena je odvisna od količine dokumentacije, ki nam jo zaupate.
Vaša vsestranska storitev REISSWOLF
- Strokovna storitev skeniranja vaših dokumentov in poslovnih evidenc
- Možni vsi formati do A0, vključno z načrti in tehničnimi risbami
- Rešitve po meri za vaše individualne potrebe
- Samodejna izboljšava slike za izvirnike srednje kakovosti
- Poenostavljeno iskanje dokumentov in ključnih besed zahvaljujoč prepoznavanju besedila (OCR)
- Digitalno shranjevanje kot PDF na dokument
- Skladnost z GDPR
Samo v 5-ih korakih do najboljših rezultatov skeniranja
Pot od papirnate do digitalne dokumentacije je enostavna z REISSWOLF kot vašim zanesljivim partnerjem. V samo petih korakih prevzamemo celoten proces skeniranja in zagotovimo vrhunsko kakovost skeniranih dokumentov.
1. korak: Izbira in prenos dokumentacije
Najprej izberete dokumente, ki jih želite digitalizirati. Dokumente prevzamemo v posebnih arhivskih škatlah REISSWOLF in jih varno prepeljemo do naše lokacije.
2. korak: Priprava in skeniranje
Dokumente ustrezno pripravimo za skeniranje. Naša ekipa poskrbi za odstranitev sponk in drugih veziv. S sodobnimi visoko zmogljivimi skenerji digitaliziramo vaša gradiva, kot so pogodbe, načrti, potrdila ipd., pri čemer uporabljamo postopek OCR, ki omogoča iskanje po dokumentih. Po potrebi optimiziramo kakovost skenov.
3. korak: Zagotavljanje kakovosti
Za zagotavljanje vrhunskih rezultatov opravimo strogo kontrolo kakovosti – odstranimo prazne strani in po potrebi izvedemo dodatne izboljšave slike.
4. korak: Prenos skenirane dokumentacije
Digitalizirani dokumenti so pripravljeni za uporabo. Izberete lahko prenos prek varne povezave, FTP strežnika ali na trdem disku, odvisno od vaših potreb.
5. korak: Vrnitev, arhiviranje ali uničenje fizične dokumentacije
Po skeniranju dokumentacijo skladno z vašo odločitvijo vrnemo ali jih varno shranimo v našem visoko varovanem arhivu, kjer so vam na voljo prek programske opreme za arhiviranje RWAM. Če dokumentov ne potrebujete več, jih na vašo zahtevo varno uničimo v skladu z zakonodajo in vam izdamo potrdilo o uničenju.
Prijavite se na naše e-novice in prejmite 10% popusta na vaše prvo naročilo
Prejemajte praktične nasvete o digitalizaciji, upravljanju dokumentacije, varnem uničenju, arhiviranju ter novostih s področja skladnosti poslovanja. Približno enkrat mesečno vam pošljemo le uporabne vsebine.
Ob prijavi vam podarimo 10 % popusta na vaše prvo naročilo. Tudi če naših storitev trenutno ne potrebujete, boste ostali na tekočem in nas imeli pri roki, ko se pojavi potreba.
REISSWOLF za vas poskrbi za celotno storitev skeniranja:
- Prevzem vaših dokumentov na vaši lokaciji.
- Varen prevoz dokumentov v za to namenjenih transportnih vozilih.
- Natančno evidentiranje vaših dokumentov .
- Priprava dokumentov (npr. odstranitev spenjalnih sistemov in sponk, razdelitev dokumentov in načrtov).
- Skeniranje/digitalizacija vaših dokumentov.
- Nadzor kakovosti (vključno z avtomatskim odstranjevanjem praznih strani).
- Prenesite dokumente nazaj v svoje prostore.
- Alternativa: varna hramba in prenos digitalnih podatkov preko eArhiva.
- Alternativno: uničenje vaše fizične dokumentacije, skladno z varstvom osebnih podatkov.
- Alternativa: varno hramba vaše fizične dokumentacije v arhivu visoke varnosti.
Kako poteka proces skeniranja z REISSWOLF?
- 1. korak: Oddaja naročila za skeniranje.
- 2. korak: REISSWOLF vas bo kontaktiral, da se pogovorimo o nadaljnjih podrobnostih (npr. čas in kraj prevzema, tip/vrsta in količina dokumentacije za skeniranje itd.).
- 3. korak: Priprava (odstranjevanje sponk, poravnava, itd.)
- 4. korak: Skeniranje: z našimi sodobnimi visoko zmogljivimi skenerji digitaliziramo vašo dokumentacijo. Opravi se tudi OCR postpek.
- 5. korak: Preverjanje kakovosti in ozboljšava digitalne slike.
- 6. korak: Prenos dokumentov: podatke vam bomo posredovali preko FTP strežnika, varne povezave ali na zunanjem nosilcu. Vi se odločite, katera pot vam najbolj ustreza.
- 7. korak: Vrnitev, fizično arhiviranje ali uničenje dokumentacije.
Ali skenirate tudi večje formate, kot so naprimer A0?
Skeniramo vse formate do A0, vključno z načrti in tehničnimi risbami.
Kaj pomeni postopek OCR?
OCR (Optical Character Recognition) je tehnologija, ki omogoča prepoznavanje in pretvorbo slik besedil v strojno berljive besedilne podatke. Z OCR lahko na primer skenirane dokumente, slike ali PDF-je, ki vsebujejo besedilo, pretvorimo v urejljivo obliko, kot so besedilni dokumenti ali podatki, ki jih je mogoče analizirati.
Koliko stane storitev skeniranja?
Storitev skeniranja zaračunavamo na stran glede na trud in glede na število in vrsto dokumentov (npr. datoteke, načrti itd.). Ti dejavniki se razlikujejo od stranke do stranke. Zato na naši spletni strani ne ponujamo pavšalnih cen storitev skeniranja. Individualno se odzovemo na vaše želje in potrebe ter vam z veseljem izdelamo individualno in neobvezujočo ponudbo.
Kaj vključuje storitev skeniranja dokumentov?
REISSWOLF ponuja digitalizacijo fizičnih dokumentov s skeniranjem v visoki kakovosti, kar omogoča varno in hitro pretvorbo v digitalno obliko. Dokumente lahko skeniramo v različnih formatih (PDF, TIFF, JPG itd.) in vam jih dostavimo na želeni način (preko oblačnih storitev, na zunanjih nosilcih, ipd.).
Kakšna je ločljivost skeniranja?
Dokumente skeniramo v visoki ločljivosti, običajno 300 DPI, kar je standard za kvalitetno digitalizacijo. Po potrebi pa lahko skeniramo tudi z višjo ločljivostjo, odvisno od zahtev stranke in narave dokumentov.
Kako je zagotovljena varnost in zaupnost dokumentov med postopkom?
V Reisswolfu imamo stroge varnostne protokole za zaščito vaših podatkov. Dokumenti so med procesom skeniranja in shranjevanja vedno obravnavani skladno z GDPR in drugimi zakonskimi predpisi o varstvu podatkov. Poleg tega imamo certifikat ISO 27001, kar potrjuje našo zavezanost k najvišjim standardom varovanja informacij. Vsi zaposleni so zavezani k strogi zaupnosti in skladnosti z varnostnimi predpisi.
Kako dolgo traja proces skeniranja dokumentov?
Časovni okvir je odvisen od obsega dokumentov. Za manjše projekte lahko traja le nekaj dni, medtem ko lahko večji arhivi zahtevajo več tednov. Po pregledu vaših potreb vam lahko damo natančnejšo oceno.
Ali ponujate tudi organizacijo in klasifikacijo dokumentov po skeniranju?
Da, poleg skeniranja ponujamo tudi storitev organizacije in klasifikacije digitalnih dokumentov, tako da lahko hitro in enostavno najdete potrebne informacije. Dokumenti so lahko označeni z metapodatki in razvrščeni po vnaprej določenih kriterijih.
Kakšne so prednosti digitalizacije dokumentov?
Digitalizacija omogoča lažji dostop do dokumentov, zmanjšuje potrebo po fizičnem shranjevanju, povečuje varnost podatkov in omogoča boljšo organizacijo. Prav tako pomaga zmanjšati stroške upravljanja z dokumenti in prispeva k trajnostnemu poslovanju.
Kako poteka prenos podatkov po skeniranju?
Po postopku skeniranja vam originalne dokumente vrnemo z varnostnim prevozom. Če želite, pa bomo vaše dokumente uničili na način, skladen z GDPR , ali jih shranili v naš visokovarni arhiv.
Digitalne podatke vam damo na voljo preko FTP strežnika, varne povezave ali zunanjega trdega diska.
