Pri upravljanju fizičnega arhiva je pogosto največja vrednost ravno tista, ki je ne opazimo. Ne poškodovana škatla, neodprta dokumentacija in popolna sledljivost vsakega dostopa.
Zato pri najzahtevnejših strankah uporabljamo posebej zapečatene arhivske škatle z varnostnimi nalepkami (security seal), ki zagotavljajo dodatno raven zaščite in nadzora nad dokumentacijo.
Vsaka varnostna nalepka nosi svojo unikatno identifikacijsko številko, ki jo ob prevzemu zabeležimo kot metapodatek v sistem RWAM (REISSWOLF Archive Management). Tako je vsaka posamezna arhivska škatla povezana z edinstveno identiteto, njeno lokacijo in celotno zgodovino rokovanja.
Če je škatlo treba odpreti, to nikoli ni naključno dejanje. Odpiranje poteka izključno z jasno določenim razlogom, kot je izdaja dokumentacije, vračilo gradiva, revizijski pregled ali druga pooblaščena zahteva.
Pri tem se varnostna nalepka ob odstranitvi nepovratno poškoduje in pusti jasno viden dokaz, da je bila škatla odprta. Ponovna uporaba nalepke ni mogoča, zato je vsak poseg v arhivsko enoto takoj prepoznaven.
Po opravljenem postopku škatlo ponovno zapečatimo z novo varnostno nalepko, katere nova unikatna številka se ponovno zabeleži v RWAM. Na ta način je mogoče za vsako škatlo natančno slediti celotni zgodovini vseh odpiranj in ponovnih zapečatenj.
Takšen način upravljanja prinaša več pomembnih prednosti:
- popolno sledljivost vseh posegov v arhivsko dokumentacijo,
- takojšnjo zaznavo nepooblaščenega odpiranja,
- dokazljivo verigo skrbništva (chain of custody),
- višjo raven skladnosti z varnostnimi in revizijskimi zahtevami,
- dodatno zaupanje pri hrambi občutljive dokumentacije.
V podjetju REISSWOLF verjamemo, da varnost ni odvisna od enega velikega ukrepa, temveč od številnih premišljenih podrobnosti. Varnostna nalepka na arhivski škatli je na prvi pogled majhen element, v praksi pa predstavlja pomemben člen sistema, ki zagotavlja integriteto, sledljivost in zaupanje skozi celoten življenjski cikel fizičnega arhiva.
Ali veste, kdo je nazadnje dostopal do vaše arhivske dokumentacije? Če odgovora nimate v nekaj sekundah, je morda čas za pogovor. Kontaktirajte nas na info@reisswolf.si ali 015412266 in skupaj bomo našli najvarnejšo rešitev za vaš fizični arhiv.