Urejanje dokumentacije je eno tistih opravil, ki ga večina podjetij odlaga. Registratorji se kopičijo, arhivske sobe (in prepolne omare v pisarnah) postajajo skladišča, iskanje dokumentov pa vzame vedno več časa.
Dobra novica je, da za urejen arhiv ni treba poznati vseh zakonov ali arhivskih pravil. Dovolj je, da dokumentacijo razdelite v tri skupine.
1. Dokumentacija, ki jo morate še hraniti
Prvo vprašanje ni "ali jo potrebujemo v pisarni?", ampak "ali jo moramo še hraniti?" Velik del dokumentacije mora podjetje hraniti več let, vendar to ne pomeni, da mora zasedati prostor v vaših pisarnah.
Sem sodijo na primer:
- pogodbe,
- računovodska dokumentacija,
- kadrovske mape,
- projektna dokumentacija,
- tehnična dokumentacija,
- zapisniki,
- dokumentacija kakovosti.
Takšna dokumentacija je idealna za zunanje arhiviranje.
Zakaj?
- več prostora v pisarnah,
- bolj urejen arhiv,
- hitrejše iskanje,
- boljša zaščita pred požarom, vlago ali izgubo,
- nižji stroški kot lastna arhivska soba.
Pisarna naj bo namenjena ljudem. Arhiv pa arhivu.
2. Dokumentacija, ki jo je smiselno digitalizirati
Ni vsaka dokumentacija primerna samo za papir. Če isti registrator odprete večkrat na teden, potem je zelo verjetno, da bi vam digitalna oblika prihranila ogromno časa.
Digitalizacija je posebej priporočljiva za:
- kadrovske mape,
- aktivne pogodbe,
- projektno dokumentacijo,
- tehnične načrte,
- dokumentacijo kakovosti,
- reklamacije,
- račune.
Kaj pa dokumentacija trajne hrambe?
Veliko podjetij meni, da se trajna dokumentacija ne digitalizira. Prav nasprotno. Digitalizacija je odličen način, da zaščitimo informacije za prihodnost.
Papir sčasoma:
- zbledi,
- porumeni,
- se poškoduje,
- lahko ga uniči vlaga ali požar.
Z digitalizacijo ohranimo vsebino dokumenta tudi za prihodnje generacije.
Še posebej je smiselno digitalizirati:
- ustanovitvene akte podjetja,
- pomembne pogodbe,
- kadrovsko dokumentacijo,
- gradbeno dokumentacijo,
- tehnično dokumentacijo,
- načrte,
- zgodovinsko pomembne dokumente.
Digitalna kopija ne nadomesti vedno izvirnika, ga pa odlično zaščiti in bistveno olajša dostop.
3. Dokumentacija, ki ji je potekel rok hrambe
Tretja skupina je pogosto največja. Gre za dokumentacijo, ki je podjetje ne potrebuje več in ji je potekel rok hrambe.
Najpogostejši primeri so:
- računovodska dokumentacija (pogosto 10 let),
- izdani in prejeti računi (10 let),
- poslovna korespondenca,
- zaključeni projekti,
- stare ponudbe,
- podvojeni izvodi dokumentov,
- zastarele interne verzije dokumentov.
(Opomba: roki hrambe se razlikujejo glede na vrsto dokumentacije in zakonodajo, zato je pred uničenjem vedno priporočljivo preveriti interne akte oziroma veljavne predpise.)
Takšne dokumentacije nikoli ne odlagajte med navaden papir. Pogodbe, osebni podatki zaposlenih, bančni podatki ali zdravstvena dokumentacija lahko tudi po več letih predstavljajo veliko tveganje za podjetje. Zato priporočamo certificirano varno uničenje, kjer je celoten postopek sledljiv, dokumentacija pa postane popolnoma neberljiva.
En arhiv. Tri odločitve.
Ko naslednjič odprete arhivsko sobo, si pri vsakem registratorju zastavite samo tri vprašanja:
- Ali ga moramo še hraniti? → Preselite ga v zunanji arhiv.
- Ali ga pogosto uporabljamo? → Digitalizirajte ga.
- Ali mu je potekel rok hrambe? → Poskrbite za varno uničenje.
Arhiv naj ne bo skladišče. Urejena dokumentacija pomeni več kot samo prazne police Pomeni hitrejše delo zaposlenih, več prostora, manj stroškov, večjo varnost podatkov in lažji dostop do informacij.
V podjetju REISSWOLF pomagamo podjetjem pri vseh treh korakih od zunanjega arhiviranja in digitalizacije do certificiranega uničevanja dokumentacije.
Potrebujete pomoč pri urejanju dokumentacije?
Ni treba, da se tega lotite sami. V podjetju REISSWOLF podjetjem pomagamo urediti celoten življenjski cikel dokumentacije od popisa in analize obstoječega arhiva do zunanjega arhiviranja, digitalizacije ter certificiranega varnega uničenja dokumentacije.
Če razmišljate, kako optimizirati svoj arhiv, sprostiti prostor v pisarnah ali poenostaviti dostop do dokumentov, vam bomo z veseljem svetovali.
Izpolnite kontaktni obrazec, pokličite nas na 01 541 22 66 ali nam pišite na prodaja@reisswolf.si. Skupaj bomo poiskali rešitev, ki bo najbolj ustrezala vašemu podjetju.