Začetek novega leta ni pomemben le za načrtovanje ciljev in pregled poslovanja, temveč tudi za pregled dokumentacije in dokumentov, katerim je s 1. januarjem potekel rok hrambe. Prav v tem obdobju se v podjetjih najpogosteje izvaja uničevanje dokumentacije, ki je skladno z zakonodajo ni več dovoljeno hraniti.
Zakaj je uničevanje dokumentov na začetku leta tako pomembno?
Dokumentacija z zapadlim rokom hrambe predstavlja nepotrebno tveganje, tako z vidika varstva podatkov kot tudi z vidika preglednosti in stroškov hrambe. Redno in pravočasno uničevanje dokumentov pomeni:
manjše tveganje za zlorabo podatkov,
bolj urejene arhive,
več prostora in boljši pregled nad aktualno dokumentacijo,
skladnost z zakonskimi in internimi pravili hrambe.
Varno uničevanje: od prevzema do razreza
Pri uničevanju papirne dokumentacije je ključno, da proces poteka varno in sledljivo. Dokumenti so po prevzemu neposredno odpeljani na razrez, kjer se s pomočjo industrijskega mlina izvede mehanski razrez papirja. Dokumentacija se uniči tako, da rekonstrukcija dokumentov ni več mogoča, celoten postopek pa je dokumentiran in zaključen s potrdilom o uničenju.
Enkratno ali sprotno uničevanje dokumentacije
Poleg enkratnega uničevanja večjih količin dokumentov z zapadlim rokom hrambe je na voljo tudi možnost dolgoročne rešitve za sprotno odlaganje:
Najem varnostnih zabojnikov z elektronsko ključavnico
varno odlaganje papirnih dokumentov neposredno v pisarnah,
redni ali dogovorjeni prevzemi,
dokumentacija gre takoj po prevzemu v razrez.
Takšen način je idealen za podjetja, ki želijo imeti stalno urejen proces uničevanja dokumentov, brez kopičenja papirja in brez dodatnih skrbi.
Pravi trenutek za pregled in ukrepanje
Če še niste pregledali, kateri dokumenti in dokumentacija so s 1. 1. presegli rok hrambe, je zdaj pravi trenutek. Pravilno in pravočasno uničevanje, razrez in odstranitev papirja je pomemben del odgovornega ravnanja z informacijami.
Za varno, sledljivo in profesionalno uničevanje dokumentacije poskrbi REISSWOLF z enkratnimi akcijami ali dolgoročnimi rešitvami za sprotno uničevanje dokumentov.