Ali veste, katerim dokumentom v vašem arhivu letos poteče rok hrambe?
Če je odgovor "ne", niste edini. V številnih podjetjih se roki hrambe še vedno spremljajo ročno ali pa so zapisani na nalepkah registratorjev in v Excelovih tabelah. Zaradi tega se hitro zgodi, da dokumentacija ostane v arhivu dlje, kot je potrebno, ali pa je treba tik pred uničenjem preverjati več sto registratorjev.
RWAM (REISSWOLF archive. manager.) ta proces bistveno poenostavi.
Ob popisu arhivskega gradiva se posamezni arhivski enoti (škatli, registratorju ali dokumentu) določi ustrezen rok hrambe. Ko so podatki enkrat pravilno vneseni, sistem sam spremlja njihove poteke in pooblaščene uporabnike pravočasno opozori, da se rok hrambe približuje.
Pomembno pa je poudariti, da RWAM dokumentacije nikoli ne uniči samodejno.
Ko se rok hrambe izteče, lahko sistem naročnika o tem obvesti, končna odločitev o uničenju pa je vedno v rokah naročnika. Šele po njegovi potrditvi se začne postopek varnega uničenja dokumentacije v skladu z dogovorjenimi postopki in zakonodajo.
Še ne poznate sistema RWAM? Gre za spletno orodje REISSWOLF za upravljanje fizičnega arhiva, ki omogoča popolno sledljivost arhivskega gradiva, naročanje dokumentacije, spremljanje rokov hrambe, digitalne revizijske sledi ter učinkovito upravljanje celotnega življenjskega cikla arhivskega gradiva. Več o vseh funkcionalnostih sistema RWAM si lahko preberete tukaj.
Poleg upravljanja rokov hrambe RWAM zagotavlja tudi popolno digitalno revizijsko sled. Vsako naročilo, vpogled, premik arhivske enote ali uporabniška aktivnost se zabeleži, zato imate vedno pregled nad tem:
- kdo je dostopal do dokumentacije,
- kdaj je bil dokument naročen ali vrnjen,
- kje se arhivska enota nahaja,
- ter kdo je izvedel posamezno aktivnost.
Takšna sledljivost povečuje varnost, olajša notranje in zunanje revizije ter zagotavlja popoln nadzor nad celotnim življenjskim ciklom fizične dokumentacije.
Če pa niste prepričani, kakšni roki hrambe veljajo za posamezne vrste dokumentacije, si lahko več preberete v naši novici o rokih hrambe dokumentacije.
Razmišljate o urejenem fizičnem arhivu? RWAM je le del celovite storitve fizičnega arhiviranja REISSWOLF. Preverite, kako poskrbimo za varno hrambo, hitro dostopnost in popolno sledljivost vašega arhivskega gradiva.