Dva ponedeljka po dopustu. Dve popolnoma različni zgodbi.
Poletje se končuje. Dopusti so mimo. V številnih podjetjih pa se prvi delovni dan začne na enak način tj. s kupom neodprte pošte.
Predstavljajte si dve podjetji.
Obe sta bili med dopusti delno odsotni. Obe prejemata račune, pogodbe, priporočene pošiljke, reklamacije in drugo poslovno dokumentacijo.
Razlika je le v enem.
Podjetje A
Na mizi jih pričaka gora kuvert. Administracija najprej razvršča pošto, preverja, komu kaj pripada, odpira ovojnice in išče odgovorne osebe. Nekateri dokumenti čakajo že več dni, drugi so nujni, tretji bi morali biti obravnavani že prejšnji teden.
Telefon zvoni, elektronska pošta se kopiči, sodelavci pa med seboj ugotavljajo:
- "Ali je ta pogodba že prišla?"
- "Kdo ima račun?"
- "Je bilo to priporočeno pismo že prevzeto?"
Prvi delovni dan po dopustu mine v organiziranju papirjev.
Podjetje B
Na mizah ni kupov kuvert. Vsa vhodna pošta je bila med njihovo odsotnostjo prevzeta, odprta, digitalizirana in varno dostavljena odgovornim osebam.
- Računovodstvo je račune prejelo digitalno.
- Prodaja je pogodbe odprla v nekaj sekundah.
- Vodstvo je pomembne dokumente pregledalo kar na telefonu.
- Nihče ne išče papirjev. Nihče ne odpira kuvert.
Prvi delovni dan je namenjen delu in ne administraciji.
Kaj je razlika?
Le ena.
Digitalizacija vhodne pošte
Vsako prejeto pošiljko prevzamemo, odpremo, digitaliziramo, zajamemo ključne podatke in jo varno dostavimo odgovornim osebam ali neposredno v vaš sistem za upravljanje dokumentov (DMS). Dokumenti so dostopni takoj, ne glede na to, ali ste v pisarni, na službeni poti ali na dopustu. Izvirnike vam po dogovoru dostavimo, hranimo ali certificirano uničimo.
"To je verjetno zahteven projekt."
Pravzaprav ne.
Vzpostavitev storitve je hitrejša in enostavnejša, kot si večina predstavlja.
Začetek v štirih korakih
Povejte nam, kako danes prejemate vhodno pošto.
2. Pripravimo ponudbo.
Skupaj določimo način prevzema, digitalizacije in dostave dokumentov.
3. Potrdite sodelovanje.
Dogovorimo podrobnosti in termin začetka.
4. Preusmerite vhodno pošto na REISSWOLF.
Od tega trenutka naprej vašo pošto prevzemamo mi, vi pa jo začnete prejemati digitalno: varno, organizirano in pripravljeno za delo.
Naslednji ponedeljek je lahko drugačen
Konec dopustov je idealen trenutek, da razmislite, koliko časa vaše podjetje vsako leto porabi za odpiranje, razvrščanje in razdeljevanje papirne pošte.
Digitalizacija vhodne pošte ne pomeni le manj papirja. Pomeni hitrejši dostop do informacij, večjo sledljivost dokumentov, manj administracije in predvsem več časa za delo, ki ustvarja dodano vrednost.
Kontaktirajte nas in preverite, kako lahko tudi vaše podjetje v nekaj preprostih korakih preide na digitalno upravljanje vhodne pošte. Želim digitalizirati svojo vhodno pošto