Ko gre za občutljivo poslovno dokumentacijo, elektronska pošta ni vedno najbolj pregledna niti najprimernejša pot. V Zdravstvenem centru ARISTOTEL so zato za sodelovanje z zunanjimi revizorji uvedli REISSWOLF dok.suite. ter vzpostavili varen podatkovni predal z nadzorovanimi dostopi in revizijsko sledjo.
ARISTOTEL zdravstveni center d.o.o. je sodoben zasebni zdravstveni center, kjer zaradi narave dejavnosti posebno pozornost namenjajo varnemu upravljanju občutljivih podatkov, sledljivosti dokumentacije in skladnosti z zakonodajnimi zahtevami.
Izziv: kako dokumentacijo varno in pregledno predati revizorjem?
Pri rednih revizijskih postopkih je treba zunanjim revizorjem omogočiti dostop do večjega števila dokumentov. Klasična izmenjava prek elektronske pošte pa lahko hitro postane nepregledna. Dokumenti so razpršeni med različnimi e-poštnimi sporočili, težje je ugotoviti, kaj je bilo že poslano, kaj še manjka in katera različica dokumenta je zadnja. V ARISTOTEL so zato iskali rešitev, ki bi omogočila varno izmenjavo dokumentacije, centralizirano hrambo, sledljivost aktivnosti in predvsem enostavno uporabo brez dolgotrajnega uvajanja zaposlenih.
Rešitev: varen podatkovni predal v REISSWOLF dok.suite.
ARISTOTEL je uvedel REISSWOLF dok.suite. kot varen podatkovni predal za sodelovanje z zunanjimi revizorji. Za posamezno revizijo se vzpostavi namenski digitalni prostor, kamor zaposleni naložijo zahtevano dokumentacijo. Revizorji se v sistem prijavijo prek varnega dostopa in vidijo samo mape ter dokumente, za katere imajo ustrezna dovoljenja. Pomembna prednost je tudi komunikacija neposredno ob dokumentih. Če revizor potrebuje dodatno pojasnilo ali nov dokument, lahko zahtevo zapiše neposredno ob konkretnem dokumentu. Odgovori ostanejo na istem mestu, zato ni več potrebe po dolgih in nepreglednih e-poštnih verigah.
Več preglednosti, sledljivosti in nadzora
Po uvedbi rešitve je zdravstveni center poenostavil sodelovanje z zunanjimi revizorji ter vzpostavil varnejši in preglednejši način izmenjave dokumentacije. Dokumentacija posamezne revizije je zbrana na enem mestu, sistem pa beleži aktivnosti uporabnikov, med drugim prijave, oglede, nalaganja, prenose in spremembe dokumentov. Dostopi so nadzorovani, zato posamezni uporabnik vidi samo dokumentacijo, za katero ima ustrezna dovoljenja. Hkrati se je skrajšala priprava dokumentacije za revizijske preglede ter poenostavilo sodelovanje med zaposlenimi in zunanjimi partnerji.
Hitra uvedba brez zahtevnega izobraževanja
Pri uvajanju novih digitalnih rešitev je pogosto eden največjih izzivov prav sprememba načina dela. V tem primeru je bila vzpostavitev hitra. Uporabniki so po prejemu dostopov in kratkih navodil sistem lahko začeli uporabljati praktično takoj, brez dodatnega zahtevnega izobraževanja ali večjih sprememb obstoječih procesov.
Tudi odziv naročnika potrjuje prav to: »Varni predal smo potrebovali v zelo kratkem času, pri čemer nam je ekipa takoj priskočila na pomoč in poskrbela, da smo varni predal lahko vzpostavili hitro in brez zapletov.«
V zdravstvenem centru posebej izpostavljajo tudi enostaven in prilagodljiv dostop ter odzivnost podpore pri izvedbi celotnega pregleda.
Ali tudi pri vas občutljivi dokumenti še vedno potujejo kot priponke?
Podoben način izmenjave ni uporaben samo pri revizijah. REISSWOLF dok.suite. lahko služi kot varen podatkovni predal tudi za sodelovanje z računovodskimi servisi, odvetniškimi pisarnami, svetovalci in drugimi zunanjimi poslovnimi partnerji. Namesto pošiljanja občutljivih dokumentov kot e-poštnih priponk so dokumenti dostopni v nadzorovanem digitalnem okolju, z revizijsko sledjo in upravljanjem pravic dostopa.
Bi želeli preveriti, ali bi bila podobna rešitev primerna tudi za vaše podjetje? Dogovorimo se za kratek predstavitveni sestanek in vam na konkretnem primeru pokažemo, kako lahko varen podatkovni predal vključite v svoje obstoječe procese. Pišite nam na prodaja@reisswolf.si ali pokličite nas na 01 541 22 66.