Digitalizacija danes ni več zgolj konkurenčna prednost, ampak postaja način dela sodobnih podjetij. Vedno več organizacij prehaja na privzeto digitalno poslovanje, kjer so poslovni procesi že od začetka zasnovani digitalno brez nepotrebnega tiskanja, fizičnega podpisovanja dokumentov in ročnega arhiviranja.

Pri privzetem digitalnem poslovanju dokument nastane digitalno, ostane digitalen skozi celoten življenjski cikel in se nikoli ne izgubi med elektronsko pošto, omrežnimi diski ali lokalnimi mapami na računalniku.

Takšen pristop prinaša hitrejše poslovne procese, večjo varnost informacij, boljšo sledljivost ter učinkovitejše upravljanje dokumentov.

Kaj pomeni privzeto digitalno poslovanje?

Privzeto digitalno poslovanje pomeni, da podjetje vse ključne dokumente in procese vodi v digitalni obliki. Dokumenti nastajajo, se urejajo, potrjujejo, podpisujejo, delijo in elektronsko arhivirajo znotraj enotnega sistema za upravljanje dokumentov (DMS).

Namesto različnih map, priponk v elektronski pošti in več različic istega dokumenta imajo zaposleni vedno dostop do ene veljavne različice, ki je varno shranjena in dostopna glede na uporabniške pravice.

Rezultat je manj administrativnega dela, manj napak in več časa za naloge, ki ustvarjajo dodano vrednost.

In kako REISSWOLF omogoča privzeto digitalno poslovanje?

V REISSWOLF podjetjem pomagamo vzpostaviti okolje, kjer je privzeto digitalno poslovanje del vsakodnevnega dela zaposlenih. Z rešitvijo dok.suite. povežemo celoten življenjski cikel dokumenta od njegovega nastanka do dolgoročnega elektronskega arhiviranja.

Dokumente urejate neposredno v Microsoft office 365

Zaposleni še naprej uporabljajo Microsoft Word, Excel in PowerPoint...orodja, ki jih že dobro poznajo.

Dokument odprejo neposredno iz dok.suite., ga uredijo in shranijo nazaj v sistem brez lokalnega shranjevanja na računalnik ali namizje.

Ob vsakem shranjevanju se samodejno ustvari nova revizija dokumenta, uporabnik pa lahko doda komentar, ki pojasni izvedene spremembe. Preverite, kako enostavno je urejanje dokumentov neposredno v Microsoft Office 365 TUKAJ.

Digitalno podpisovanje brez tiskanja

Ko je dokument pripravljen, ga lahko neposredno v dok.suite. tudi digitalno podpišete.

Po zaključku podpisa se dokument samodejno shrani v ustrezno mapo, skupaj z revizijsko sledjo in zgodovino podpisov.

Tako podjetje odpravi tiskanje, skeniranje in ročno shranjevanje podpisanih dokumentov.

Avtomatizacija poslovnih procesov

Privzeto digitalno poslovanje ne pomeni le digitalnih dokumentov, ampak tudi avtomatizirane procese.

S pomočjo delovnih tokov (workflow) in poslovnih pravil lahko dok.suite. samodejno:

pošlje dokument v odobritev,
obvesti odgovorno osebo,
dodeli naloge,
usmeri dokument v naslednji korak procesa,
opozori na manjkajoče podatke,
sproži nadaljnje aktivnosti.

Manj ročnega dela pomeni hitrejše in bolj zanesljive poslovne procese.

API povezave z vašimi poslovnimi sistemi

Pravo privzeto digitalno poslovanje se začne takrat, ko sistemi med seboj komunicirajo brez ročnega dela.

Z uporabo REST API lahko dok.suite. povežete z ERP, CRM, HR, računovodskimi sistemi, platformami za elektronsko podpisovanje ali drugimi poslovnimi aplikacijami.

To pomeni, da se dokumenti samodejno prenašajo med sistemi, dodajajo se metapodatki, sprožajo workflowi in izvajajo poslovna pravila brez ročnega uvoza ali prepisovanja podatkov. Več o REST API povezavah najdete TUKAJ.

Elektronsko arhiviranje dokumentov

Ko je dokument zaključen, ga ni treba tiskati ali shranjevati v fizični arhiv.

Dokument ostane varno shranjen v dok.suite., kjer je zaščiten z uporabniškimi pravicami, opremljen z metapodatki in vedno hitro dostopen preko naprednega iskanja.

Tako podjetje vzpostavi sodobno elektronsko arhiviranje, ki omogoča varen dostop do dokumentacije od kjerkoli.

Popolna revizijska sled

Vsaka aktivnost nad dokumentom se samodejno beleži.

Sistem evidentira:

kdo in kje je dokument ustvaril,
kdo ga je urejal,
kdo ga je pregledal,
kdo ga je odobril,
kdo ga je podpisal,
kdaj je nastala posamezna revizija,
kakšen komentar je bil dodan ob spremembi.

To zagotavlja popolno sledljivost ter olajša izpolnjevanje zahtev standardov kakovosti in zakonodaje.

Kaj omogoča privzeto digitalno poslovanje v praksi?

Podjetje lahko celoten proces izvede brez papirja:

dokument nastane v Microsoft Wordu,
shrani se neposredno v dok.suite.,
samodejno se sproži workflow potrjevanja,
dokument se digitalno podpiše,
prek REST API se poveže z drugimi poslovnimi sistemi,
sistem ustvari novo revizijo,
vsi uporabniki dostopajo do zadnje veljavne različice,
dokument se varno elektronsko arhivira.

Vse to poteka znotraj enega sistema za upravljanje dokumentov, brez pošiljanja priponk po elektronski pošti ali shranjevanja datotek na lokalne računalnike.

Privzeto digitalno poslovanje pomeni več kot le digitalne dokumente

Veliko podjetij digitalizacijo razume kot skeniranje papirne dokumentacije. V resnici pa je privzeto digitalno poslovanje veliko širši koncept.

Gre za način dela, kjer dokument od prvega osnutka do končnega arhiva ostane v digitalnem okolju. Vsaka sprememba je sledljiva, vsak proces avtomatiziran, vsi dokumenti pa varno dostopni pooblaščenim uporabnikom.

Takšen pristop zmanjšuje administrativno delo, povečuje učinkovitost in podjetjem omogoča hitrejše sprejemanje odločitev.

REISSWOLF je vaš partner za privzeto digitalno poslovanje

V REISSWOLF podjetjem pomagamo pri prehodu na privzeto digitalno poslovanje. Z rešitvijo dok.suite. združujemo Microsoft 365, elektronsko podpisovanje, avtomatizirane workflowe, REST API povezuje poslovne sisteme, elektronsko arhiviranje in napredno upravljanje dokumentov v enotno digitalno okolje.

Ne glede na to, ali želite digitalizirati posamezen proces ali vzpostaviti popolnoma brezpapirno poslovanje, vam pomagamo oblikovati rešitev, prilagojeno vašim potrebam.

Ste pripravljeni na privzeto digitalno poslovanje?

Odkrijte, kako lahko tudi vaše podjetje z dok.suite. digitalizira celoten življenjski cikel dokumentov od nastanka v Microsoft 365, digitalnega podpisovanja in avtomatizacije workflowov do varnega elektronskega arhiviranja.

Odkrijte, kako lahko digitalizirate celoten življenjski cikel dokumentov od Microsoft 365 do varnega elektronskega arhiva. Rezervirajte predstavitev TUKAJ.

Nazaj